Slik beregner du tallene i backend

Tallene i Shoporama-backenden (forsiden, statistikken og rapportene) beregnes ut fra et fast filter på ordrene. Her får du en nøyaktig forklaring, slik at du kan være trygg på at tallene gir et riktig bilde, også når du sammenligner med regnskapsrapporten din.

Det grunnleggende filteret

Alle omsetnings- og ordretall er basert på to betingelser, som begge må være oppfylt:

• Ordren er betalt (i databasen er paid = 1)
• Ordrens status er en av de tellende statusene (se neste avsnitt)

Hvis begge betingelsene er oppfylt, teller ordren med. En «Sendt»-ordre som ikke er merket som betalt, teller altså ikke med. Det samme gjelder en betalt ordre hvis status er satt til «Annulleret».

Shoporamas faktiske ordrestatuser

Shoporama har flere innebygde ordrestatuser. De mest brukte er:

• Ny (new) er nylig opprettet, ikke behandlet ennå
• Under behandling (process) betyr at plukking og pakking er i gang
• Venter (pending) – venter på f.eks. restordre eller manuell godkjenning
• Klar (ready) er klar for henting eller forsendelse
• Sendt (sent) er sendt til kunden
• Kredittnota (credit) er en opprettet kredittnota knyttet til en opprinnelig ordre
• Annulleret (cancelled) er annulleret og teller aldri med noe sted

Hvilke statuser teller med hvor

Det er viktig å vite at filteret er litt forskjellig avhengig av hvilket tall som vises. I praksis finnes det to varianter:

Variant 1: Omsetning og tall på dashbordet (6 statuser)

Disse seks statusene teller med i omsetningstall, fortjeneste, dagsomsetning, månedsomsetning, årsomsetning og produktstatistikk:

• Ny, Under behandling, Venter, Klar, Sendt og Kredittnota

Krediterte ordrer teller med i omsetningen, fordi krediteringen i Shoporama er en egen ordre med original_order_id som peker på den opprinnelige ordren. Dette gir et korrekt salgstall.

Variant 2: Antall ordrer, leverandør- og merkevarerapporter (5 statuser)

Når det vises et rent antall ordrer (f.eks. i ordretelleren på forsiden, leverandørstatistikk, merkevarestatistikk og fraktstatistikk), brukes et litt strammere filter med bare fem statuser:

• Ny, Under behandling, Venter, Klar og Sendt (Kredittnotaer teller ikke med)

Samtidig filtreres det på original_order_id IS NULL, noe som betyr at returvarer og kreditnotaer ikke regnes med som egne ordrer. Dette forhindrer at en retur blir telt med to ganger.

Hvilke ordrer teller IKKE med

• Annullerte ordrer (status Annulleret) inngår aldri i tallene, uavhengig av betalingsstatus
• Ubetalte ordrer (de rosa i ordrelisten, der kunden ikke fullførte betalingen) er ikke med
• Returordrer (ordrer der original_order_id peker på en opprinnelig ordre) teller ikke med i ordretellerne, men trekkes fra i returrapportene

MVA i tallene

Tallene på forsiden vises som standard inkl. moms. Les mer om hvordan du endrer visningen i artikkelen Er tallene i backend med eller uten moms?.

Perioder på dashbordet

Forsiden viser vanligvis omsetning og antall ordrer for:

• I dag fra midnatt til nå (din lokale tidssone)
• I går, hele gårsdagen, til sammenligning
• Denne måneden fra den 1. i inneværende måned til nå
• I år fra 1. januar i inneværende år til nå

Lagerverdi

Lagerverdi beregnes ut fra anskaffelseskostnader og lagerbeholdning og bruker ikke ordrestatusfilteret. Les detaljene i Beregning av lagerverdi. For produkter uten anskaffelseskostnad, se Lagerverdi uten anskaffelseskostnad.

Ofte stilte spørsmål

Hvorfor stemmer ikke omsetningen i dashbordet overens med det jeg ser i e-conomic?

De to systemene kan vise forskjellige tall av flere grunner. Shoporama teller med en ordre så snart den er betalt og har en tellende status. E-conomic teller først med når fakturaen er bokført. Krediteringer, momsbehandling og periodegrenseavgrensninger kan også avvike. For regnskapet er e-conomic det endelige tallet. For den daglige driften gir dashbordet et raskt overblikk.

Hvorfor synker ikke omsetningen når jeg krediterer en ordre?

Det er et bevisst valg. Krediteringen opprettes som en egen ordre som refererer til den opprinnelige ordren. Den opprinnelige omsetningen står fortsatt oppført på det tidspunktet salget fant sted. Selve krediteringen vises som en negativ post i returrapporten og behandles separat i regnskapet.

Anne (bokholder): Hvor ser jeg returvarer og kredittnotaer hver for seg?

Returordrer kjennetegnes ved at de har en opprinnelig ordre knyttet til seg. Du finner dem under returrapporten i statistikken. Antallet «rene» ordrer på forsiden teller dem ikke med, slik at du unngår dobbelttelling. Omsetningstallet inkluderer både salget og krediteringen, slik at nettotallet blir korrekt.

Peter (butikkeier): Telles en bankoverføring med før pengene er kommet inn?

Nei. Bestillingen må være merket som betalt før den inkluderes i tallene. Først når du selv (eller en automatisk integrasjon) merker bestillingen som betalt, teller den med på dashbordet og i statistikken.

Jonas (skala): Hva med abonnementsordrer (gjentakende)?

Hver fornyelse genererer en ny, gyldig ordre i Shoporama, og hver av dem teller med på samme måte som vanlige ordrer. Statusen «betalt» og «teller med» gir omsetning. Du kan se de fornyede ordrene på linje med vanlige ordrer i ordrelisten.

Teller test- og demo-bestillinger med?

Ja, hvis de er opprettet med en tellende status og er merket som betalt. Husk å sette testbestillinger til «Annulleret» eller slette dem helt, slik at de ikke forurenser tallene dine.

Hvorfor ser antallet ordrer ut til å være lavere enn omsetningsgrunnlaget?

Det er med vilje. Telleren for antall ordrer utelater krediterte ordrer og returordrer, slik at du ikke regner dem med som reelle salg. Omsetningstallet inkluderer kredittnotaer (som negative beløp i nettotallet), slik at kontantstrømmen stemmer.

Finnes det en status som heter «Gjennomført»?

Nei. De mest brukte innebygde statusene er Ny, Under behandling, Venter, Klar, Sendt, Kredittnota og Annulert. En avsluttet ordre står vanligvis som «Sendt» eller «Klar».

Kan jeg selv endre filteret, slik at jeg for eksempel bare ser statusen «Sendt»?

Filteret på forsiden er fast for å sikre konsistens på tvers av nettbutikker. Hvis du vil segmentere etter status, kan du gå direkte inn under «Ordrer» og filtrere listen.

Hvor finner jeg en mer detaljert salgsrapport?

For detaljert rapportering anbefaler vi salgsrapporter og omsetningsdashbordet, eller å eksportere ordrer som CSV-fil til et regneark.

Trenger du hjelp? Kontakt oss på support@shoporama.dk.