Bedriftskontoer med flere brukere og roller

Hvis du selger til bedrifter, opplever du ofte at flere personer fra samme firma handler hos deg. Innkjøperen legger inn bestillingen, en kollega legger til noe, og regnskapsføreren ønsker at alt skal føres under samme bedrift med riktig CVR-nummer og adresse. Med bedriftskontoer i Shoporama kan flere brukere tilhøre én bedrift og dele bedriftens identitet, priser og vilkår. Denne artikkelen forklarer hvordan bedriftskontoer fungerer, og hvordan du setter dem opp.

Bedriftskontoer bygger på Shoporamas øvrige B2B-funksjoner. Er du ny innen B2B-salg, kan du starte med B2B-salg i Shoporama og lese mer om mulighetene dine på siden B2B-nettbutikk.

Hva er en bedriftskonto?

En bedriftskonto samler flere brukere under samme bedrift. I stedet for at hver innkjøper har sin egen separate kundeprofil, tilhører de alle én bedrift og deler bedriftens opplysninger og vilkår. Hver bruker har en rolle som bestemmer hva vedkommende har lov til:

• Bedriftsadministratoren kan administrere bedriftens brukere, det vil si legge til kolleger, endre roller og fjerne brukere.
• Medlem kan handle på firmaets konto og arver firmaets opplysninger, priser og vilkår, men kan ikke administrere de andre brukerne.

To typer administratorer: butikkeier og bedriftsadministrator

Det er viktig å holde de to rollene adskilt, fordi de arbeider på to forskjellige steder:

• Du som butikkeier jobber i Shoporamas admin. Det er her du oppretter firmaer, tildeler kundegrupper og legger til de første brukerne.
• Bedriftsadministratoren er kundens egen administrator. Vedkommende jobber ikke i administrasjonspanelet, men inne i butikken din under «Min bedrift», og kan selv legge til og fjerne kolleger samt endre rollene deres.

Dette betyr at bedriften i stor grad kan administrere seg selv, slik at du slipper å opprette og redigere bedriftens brukere manuelt hver gang en ny medarbeider kommer inn eller en gammel slutter.

Bedriftens identitet arves av medlemmene

Når en bruker tilhører en bedrift, arver vedkommende automatisk bedriftens grunnleggende opplysninger. Det vil si:

• Firmanavn
• CVR-nummer, som kan valideres mot EUs VIES-tjeneste, hvis du har slått på validering av momsnummer i butikkens innstillinger
• EAN-nummer for offentlige innkjøp og fakturering

Det smarte er at medlemmene ikke selv trenger å fylle ut CVR-nummer eller de øvrige firmaopplysningene. Disse fylles ut én gang for firmaet og gjelder for alle. Når et medlem legger inn en bestilling, blir firmaets navn, CVR-nummer og EAN-nummer automatisk lagt til i bestillingen, slik at opplysningene er korrekte på hver eneste bestilling, uansett hvem i firmaet som har bestilt.

Du oppgir firmaets adresse i selve firmaopplysningene i administrasjonspanelet, men denne arves ikke av medlemmene. Hver bruker har fortsatt sin egen faktura- og leveringsadresse, slik at en kollega i en annen avdeling kan få varene levert til riktig sted.

Priser arves fra firmaets kundegruppe

Et firma kan tilordnes en kundegruppe. Kundegruppen styrer prisene, rabattene og vilkårene som firmaet handler etter. Prisoverføringen fungerer slik:

• Et medlem uten egen kundegruppe arver firmaets gruppe og får dermed firmaets priser, rabatter og betingelser.
• Har et medlem sin egen kundegruppe, har medlemmets egen gruppe forrang fremfor firmaets.

På den måten kan du gi en hel virksomhet de samme avtalprisene ved ganske enkelt å angi firmaets kundegruppe på ett sted, samtidig som du fortsatt kan gi en enkelt person en spesiell avtale, hvis det er nødvendig.

Slik oppretter du en bedrift i admin

Du oppretter og administrerer bedrifter i admin under Kunder og deretter Bedrifter:

1. Gå til «Kunder » og velg «Bedrifter».
2. Opprett en ny bedrift og fyll ut bedriftens opplysninger, det vil si firmanavn, CVR, EAN og adresse.
3. Tildel eventuelt firmaet en kundegruppe, slik at medlemmene arver de riktige prisene og vilkårene.
4. Legg til firmaets medlemmer. Du kan enten opprette en helt ny bruker som blir invitert via e-post, eller knytte til en kunde som allerede finnes i butikken din.
5. Utpeke hvem som skal være bedriftsadministrator, slik at bedriften selv kan administrere brukerne sine fremover.

Hvis du oppretter en helt ny bruker, mottar vedkommende en påloggingslenke via e-post. Lenken lar vedkommende logge seg inn uten passord, slik at det er enkelt å komme i gang første gang. Hvis du i stedet knytter til en kunde som allerede finnes i butikken, sendes det ingen e-post, siden kunden jo allerede har sin egen pålogging.

Hva bedriftsadministratoren selv kan gjøre i butikken

Bedriftsadministratoren styrer bedriften inne i butikken din under «Min bedrift». Herfra kan vedkommende:

• Legge til kolleger som nye brukere i bedriften.
• Endre roller, det vil si gjøre et medlem til bedriftsadministrator eller omvendt.
• Fjerne brukere som ikke lenger skal ha tilgang.
• Logg inn som en medarbeider for å hjelpe vedkommende, og deretter bytte tilbake til sin egen konto.

Funksjonen «Logg inn som» er praktisk når administratoren skal hjelpe en kollega som har kommet i en fastlåst situasjon, fordi administratoren kan se det samme som kollegaen ser, og deretter trygt gå tilbake til sin egen konto uten å logge helt ut.

Roller og rettigheter: hva har et medlem lov til, og hva har en bedriftsadministrator lov til?

Hver bruker i et firma har nøyaktig én rolle, enten medlem eller firmaadministrator. Rollen avgjør alene hva brukeren har lov til å gjøre med firmaets andre brukere. Den endrer ikke priser, rabatter eller vilkår, for disse gjelder likt for alle i firmaet. En bedriftsadministrator kjøper altså til nøyaktig de samme prisene som sine kolleger.

Medlem

Medlemmet er den vanlige innkjøperen. Vedkommende kan:

• Handle på firmaets konto til firmaets priser og vilkår.
• Se sine egne bestillinger under «Bestillinger » i butikken.
• Endre sine egne opplysninger, det vil si navn, adresse, telefonnummer, leveringsadresse og passord.

Derimot kan et medlem ikke endre firmanavn, CVR-nummer eller EAN-kode. Feltene er låst og vises kun som tekst på profilen med en merknad om at firmainformasjonen administreres av firmaadministratoren. Det samme gjelder i kassen, hvor firmaopplysningene legges automatisk til i bestillingen. Medlemmet ser heller ikke fanen «Mitt firma» og kan derfor verken se, legge til eller fjerne kolleger.

Bedriftsadministrator

Bedriftsadministratoren kan gjøre alt det et medlem kan, og har i tillegg fanen «Min bedrift» i butikken, der bedriftens brukere administreres. Det er tre begrensninger som beskytter både bedriften og deg:

• En bedriftsadministrator kan ikke endre sin egen rolle, fjerne seg selv eller logge inn som seg selv. Dermed kan ikke en bedrift ved et uhell ende opp uten en administrator.
• Heller ikke firmaadministratoren kan endre firmanavn, CVR-nummer eller EAN-nummer. Det gjør du som butikkeier i administrasjonspanelet, slik at firmaets momsnummer forblir det du har godkjent.
• En bedriftsadministrator kan kun se og redigere brukere i sin egen bedrift og i din butikk. Bedrifter og butikker holdes adskilt fra hverandre.

Et selskap kan gjerne ha flere selskapsadministratorer, og det er ingen øvre grense. En bruker kan derimot bare tilhøre ett selskap om gangen.

Slik får firmaet tilgang til siden «Mitt firma»

To ting må være på plass før en kunde kan administrere firmaet sitt fra butikken:

1. Butikken må bruke B2B-temaet. Siden «Mitt firma» følger med temaet. Hvis butikken din kjører på et annet eller et spesialutviklet tema, må temautvikleren din legge til siden før den kan brukes. Du finner oversikten over temaet under «B2B-salg» i Shoporama.
2. Bedriften må ha minst én bedriftsadministrator. Hvis ingen av bedriftens brukere har denne rollen, er det ingen som kan åpne siden. Utnevne selv en administrator under «Kunder og bedrifter», eller på den enkelte kundens side, der feltet heter «Bedriftsrolle».

Når begge deler er på plass, dukker fanen «Mitt firma» opp i kundens egen profilmeny i butikken, ved siden av «Oversikt», «Rediger profil» og «Bestillinger». Vanlige medlemmer ser den ikke.

Invitasjons-e-posten med innloggingslenken følger også med B2B-temaet. Hvis butikken din bruker et tema uten denne e-posten, får nye brukere ingen invitasjon, og de må i stedet bruke butikkens funksjon for glemt passord for å logge inn første gang.

Slik administrerer bedriftsadministratoren sine kolleger

På siden «Min bedrift» ser administratoren bedriftens navn, bedriftens CVR-nummer (hvis det er oppgitt) og en tabell over bedriftens brukere med kolonnene navn, e-post og rolle. Administratorens egen rad er merket med ordet «deg», slik at det er tydelig hvilken rad som er ens egen. Derfra er det tre ting å gjøre.

Legg til en kollega

Nederst på siden finner du boksen «Legg til bruker». Administratoren skriver inn kollegaens e-postadresse, eventuelt et navn, velger rollen «medlem» eller «bedriftsadministrator» og trykker på «Legg til bruker». Kollegaen mottar umiddelbart en e-post med en påloggingslenke som logger vedkommende direkte inn uten passord. Deretter kan kollegaen selv velge et passord under sin profil.

Det er verdt å merke seg følgende: Fra butikken kan en bedriftsadministrator kun opprette nye kontoer. Hvis e-postadressen allerede finnes som kunde i butikken din, blir den avvist med en melding om å kontakte butikken. Dette er gjort med vilje, for ellers kunne man skrive inn e-postadressen til en fremmed kunde, knytte den til sin bedrift og deretter logge inn som vedkommende. Hvis en kunde som allerede finnes skal knyttes til en bedrift, må du gjøre dette selv i administrasjonspanelet.

Endre rolle for en kollega

I rollekolonnen finnes det en liten rullegardinmeny ved siden av hver kollega med valgene «medlem» og «bedriftsadministrator». Endringen lagres umiddelbart. Administratorens egen rolle vises som ren tekst uten rullegardinmeny, nettopp fordi man ikke kan nedgradere seg selv.

Fjern en bruker

Helt til høyre finner du knappen «Fjern», som først ber om en bekreftelse. Vær oppmerksom på at «Fjern» ikke sletter kundens konto. Det kobler bare brukeren fra firmaet. Personen kan altså fortsatt logge inn, men mister firmaets identitet og firmaets priser og opptrer deretter som en vanlig kunde. Det er akkurat det man ønsker når en ansatt bytter jobb: avtalte priser følger ikke med ut døren, og både konto, historikk og tidligere bestillinger beholdes.

Logg inn som en kollega, og bytt tilbake igjen

Ved siden av hver kollega finnes lenken «Logg inn som». Hvis administratoren klikker på den, vises nettbutikken nøyaktig slik kollegaen ser den, altså med de samme prisene, den samme handlekurven og den samme bestillingshistorikken. Øverst på alle sider er det et tydelig bånd som viser at man ser butikken slik den aktuelle kollegaen ser den, slik at man aldri er i tvil om hvilken konto man er logget inn på.

I samme bånd finnes lenken «Tilbake til min konto». Bruk alltid denne for å gå tilbake, ikke «Logg ut». Hvis du logger ut i stedet, blir du logget helt ut av nettbutikken og må logge inn som deg selv på nytt.

Det er faste rammer for funksjonen. Man kan bare logge inn som en bruker i sitt eget firma i den samme butikken, og man kan ikke logge inn som seg selv. Til gjengjeld er man reelt logget inn som kollegaen, slik at en ordre som legges inn underveis, havner på kollegaens konto. Dette er en fordel når administratoren bestiller på vegne av en kollega, men det er verdt å være oppmerksom på hvis man bare ønsker å følge med.

Du har en tilsvarende mulighet som butikkeier. På bedriftens side i admin-delen finnes det et lite innloggingsikon ved siden av hver bruker, som åpner butikken i en ny fane der du er logget inn som akkurat den kunden. Det sparer mye tid i kundestøtte når en kunde ringer og sier at en pris eller et produkt ikke ser riktig ut hos dem.

Ofte stilte spørsmål

Må hver ansatt selv oppgi firmaets CVR-nummer når de bestiller?

Nei. CVR-nummeret fylles ut én gang for selve firmaet og overføres automatisk til alle medlemmer. Den enkelte innkjøper trenger altså ikke å huske eller skrive inn CVR-nummeret ved hver bestilling. Bestillingen får automatisk firmaets opplysninger.

Kan jeg gi en hel bedrift de samme avtalte prisene på én gang?

Ja. Tilordne bedriften en kundegruppe, så arver alle medlemmer uten egen gruppe automatisk gruppens priser, rabatter og betingelser. Du trenger ikke å opprette priser for hver enkelt bruker. Dersom et medlem unntaksvis har sin egen gruppe, vil denne ha forrang fremfor bedriftens.

Hvordan ser jeg hvilken bedrift en ordre tilhører i regnskapet?

Hver bestilling fra et medlem inneholder firmaets navn, CVR-nummer og EAN-nummer. Det betyr at firmaopplysningene følger med bestillingen, uansett hvem i bedriften som bestilte, slik at regnskap og dokumentasjon peker på riktig bedrift. Leveringsadressen er derimot den som medlemmet selv har oppgitt.

Våre innkjøpere skifter ofte. Må jeg opprette og slette dem manuelt hver gang?

Nei, det kan bedriften klare selv. Du utpeker en bedriftsadministrator, og vedkommende kan deretter legge til nye kolleger, fjerne de som slutter og endre roller direkte i butikken under «Min bedrift». Du slipper det manuelle arbeidet.

En kollega klarer ikke å handle. Kan jeg hjelpe vedkommende?

Ja. En bedriftsadministrator kan logge inn som den aktuelle medarbeideren og se det samme som vedkommende ser. Når hjelpen er gitt, bytter administratoren tilbake til sin egen konto igjen. Dette gjør det enkelt å veilede en kollega uten å måtte dele passord.

Hva skjer når jeg legger til en ny bruker i et firma?

Hvis du oppretter en helt ny bruker, får vedkommende en påloggingslenke på e-post. Lenken logger personen direkte inn uten passord, slik at det går raskt å komme i gang første gang. Hvis du i stedet knytter til en kunde som allerede finnes i butikken, sendes det ingen e-post, siden kunden allerede har sin egen pålogging.

Blir CVR-nummeret sjekket, eller skriver kunden bare inn et tall?

Det avhenger av butikkens innstillinger. Hvis du aktiverer validering av momsnumre mot VIES i butikkens innstillinger, blir CVR-nummeret sjekket mot EUs VIES-tjeneste, og administrasjonsverktøyet viser tydelig om nummeret er gyldig. Hvis valideringen er slått av, lagres nummeret uten kontroll. Merk at VIES kun dekker momsnummer fra EU-land.

Kan et selskap ha mer enn én selskapsadministrator?

Ja, og det er ingen øvre grense. Det er lurt å utpeke to, slik at bedriften ikke går i stå når den ene er på ferie eller slutter. Siden en bedriftsadministrator ikke kan fjerne seg selv eller endre sin egen rolle, kan ikke bedriften komme til å stenge seg selv ute fra siden «Min bedrift».

Kan selskapets egen administrator endre CVR-nummeret?

Nei. Firmanavn, CVR-nummer og EAN-nummer er låst for alle firmaets brukere, også for firmaadministratoren, både på profilen og i kassen. Som butikkeier kan du endre feltene i admin, hvor CVR-nummeret også kan valideres mot VIES. Det betyr at momsnummeret på en bedriftskonto ikke kan endres mellom to bestillinger, og at regnskapet baserer seg på et nummer du har godkjent.

Jeg har ved en feil fjernet en kollega. Er kontoen slettet?

Nei. Kontoen finnes fortsatt, og vedkommende kan logge inn som før. Vedkommende er bare koblet fra firmaet og handler derfor til butikkens vanlige priser. Merk at firmaadministratoren ikke selv kan legge til kollegaen igjen fra butikken, fordi e-postadressen nå er registrert som kunde. Du kobler kontoen til firmaet igjen i admin under Kunder og Firmaer.

Kan bedriftsadministratoren se alle bedriftens bestillinger på ett sted i butikken?

Nei. Bestillingsoversikten i butikken viser den enkelte brukerens egne bestillinger, også når man er bedriftsadministrator. Hvis administratoren skal se en kollegas bestillinger, kan vedkommende bruke «Logg inn som». Som butikkeier finner du bestillingene i admin, der hver bestilling har firmaets navn, CVR-nummer og EAN, uansett hvem i firmaet som bestilte.