Så här beräknar du siffrorna i backend

Siffrorna i Shoporamas backend (startsidan, statistiken och rapporterna) beräknas utifrån ett fast filter på beställningarna. Här får du en utförlig förklaring så att du kan lita på att siffrorna ger en korrekt bild, även när du jämför med din bokföringsrapport.

Det grundläggande filtret

Alla omsättnings- och orderuppgifter bygger på två villkor som båda måste vara uppfyllda:

• Ordern är betald (i databasen paid = 1)
• Orderns status är en av de statusar som räknas med (se nästa avsnitt)

Om båda villkoren är uppfyllda räknas ordern med. En ”Skickad”-order som inte är markerad som betald räknas alltså inte med. Detsamma gäller en betald order vars status är inställd på ”Annullerad”.

Shoporamas faktiska orderstatusar

Shoporama har flera inbyggda orderstatusar. De vanligaste är:

• Ny (new) är nyligen skapad, ännu inte behandlad
• Under behandling (process) innebär att plockning och packning pågår
• Väntar (pending) väntar på t.ex. restorder eller manuell godkännande
• Klar (ready) är klar för avhämtning eller leverans
• Skickad (sent) har skickats till kunden
• Kreditnota (credit) är en upprättad kreditnota kopplad till en ursprunglig order
• Annullerad (cancelled) är annullerad och räknas aldrig med någonstans

Vilka statusar räknas med var

Det är viktigt att veta att filtret skiljer sig något beroende på vilka siffror som visas. I praktiken finns det två varianter:

Variant 1: Omsättning och siffror på instrumentpanelen (6 statusar)

För omsättningssiffror, vinst, dagsomsättning, månadsomsättning, årsomsättning och produktstatistik räknas dessa sex statusar med:

• Ny, Under behandling, Väntar, Klar, Skickad och Kreditnota

Krediterade order räknas med i omsättningen, eftersom krediteringen i Shoporama är en separat order med original_order_id som pekar på den ursprungliga ordern. Det ger en rättvisande försäljningssiffra.

Variant 2: Antal order, leverantörs- och varumärkesrapporter (5 statusar)

När ett rent antal order visas (t.ex. i orderräknaren på startsidan, leverantörsstatistik, varumärkesstatistik och fraktstatistik) används ett något striktare filter med endast fem statusar:

• Ny, Under behandling, Väntar, Klar och Skickad (Kreditnotor räknas inte med)

Samtidigt filtreras efter original_order_id IS NULL, vilket innebär att returvaror och kreditnotor inte räknas som separata order. Detta förhindrar att en retur räknas dubbelt.

Vilka beställningar räknas INTE med

• Avbeställda order (status Avbeställd) ingår aldrig i siffrorna, oavsett betalningsstatus
• Obetalda beställningar (de rosa i beställningslistan, där kunden inte fullföljde betalningen) räknas inte med
• Returorder (order där original_order_id pekar på en ursprunglig order) räknas inte med i orderräknarna, men dras av i returrapporterna

Moms i siffrorna

Siffrorna på startsidan visas som standard inklusive moms. Läs mer om hur du ändrar visningen i artikeln Är siffrorna i backend inklusive eller exklusive moms?

Perioder på instrumentpanelen

Forsidan visar vanligtvis omsättning och antal order för:

• Idag från midnatt till nu (din lokala tidszon)
• Igår, hela gårdagen, för jämförelse
• Denna månad från den 1:a i innevarande månad till nu
• I år från den 1 januari i innevarande år till nu

Lagervärde

Lagervärdet beräknas utifrån anskaffningskostnader och lagerinnehav och använder inte filtret för orderstatus. Läs mer i avsnittet Beräkning av lagervärde. För produkter utan anskaffningskostnad, se Lagervärde utan anskaffningskostnad.

Vanliga frågor

Varför stämmer inte omsättningen i instrumentpanelen överens med vad jag ser i e-conomic?

De två systemen kan visa olika siffror av flera skäl. Shoporama räknar med en order så snart den är betald och har statusen ”räknad”. E-conomic räknar först med ordern när fakturan är bokförd. Krediteringar, momsbehandling och periodavgränsningar kan också avvika. För bokföringen är e-conomic den slutgiltiga källan. För den dagliga driften ger instrumentpanelen en snabb översikt.

Varför minskar inte omsättningen när jag gör en kreditering på en order?

Det är ett medvetet val. Krediteringen skapas som en separat order som hänvisar till den ursprungliga ordern. Den ursprungliga omsättningen står kvar vid den tidpunkt då försäljningen ägde rum. Själva krediteringen finns som en negativ post i returrapporten och hanteras separat i bokföringen.

Anne (bokförare): Var kan jag se returvaror och kreditnotor var för sig?

Returorder kännetecknas av att de har en ursprunglig order kopplad till sig. Du hittar dem under returrapporten i statistiken. Antalet ”rena” order på förstasidan räknar inte med dem, så du undviker dubbelräkning. I omsättningssiffran ingår både försäljningen och krediteringen, så nettosiffran blir korrekt.

Peter (butiksägare): Räknas en banköverföring med innan pengarna har kommit in?

Nej. Beställningen måste vara markerad som betald innan den räknas in i siffrorna. Först när du själv (eller en automatisk integration) markerar beställningen som betald räknas den med på instrumentpanelen och i statistiken.

Jonas (skala): Hur är det med prenumerationsbeställningar (återkommande)?

Varje förnyelse genererar en ny riktig beställning i Shoporama, och var och en av dem räknas på samma sätt som vanliga beställningar. Statusen ”Betald” och ”Räknas” ger omsättning. Du kan se de förnyade beställningarna på samma sätt som vanliga beställningar i beställningslistan.

Räknas test- och demobeställningar med?

Ja, om de har skapats med en status som räknas och är markerade som betalda. Kom ihåg att sätta testbeställningar till ”Annullerad” eller ta bort dem helt, så att de inte förvränger dina siffror.

Varför verkar antalet order vara lägre än omsättningsunderlaget?

Det är avsiktligt. Räknaren för antal order utelämnar krediterade order och returorder, så att du inte räknar dem som riktiga försäljningar. Omsättningssiffran inkluderar kreditnotor (som negativa belopp i nettosiffran), så att kassaflödet stämmer.

Finns det en status som heter ”Genomförd”?

Nej. De vanligaste inbyggda statusarna är Ny, Under behandling, Väntar, Klar, Skickad, Kreditnota och Annullerad. En avslutad order har vanligtvis statusen ”Skickad” eller ”Klar”.

Kan jag själv ändra filtret så att jag till exempel bara ser statusen ”Skickad”?

Filtret på startsidan är fast för att säkerställa enhetlighet mellan butikerna. Om du vill segmentera efter status kan du gå direkt till Order och filtrera listan.

Var hittar jag en mer detaljerad försäljningsrapport?

För detaljerad rapportering rekommenderar vi försäljningsrapporter och omsättningsdashboardet eller att exportera beställningar som CSV-fil till ett kalkylblad.

Behöver du hjälp? Kontakta oss på support@shoporama.dk.