Mine ordremails kommer ikke frem

Förlorar du order i din inkorg? Har kunden inte fått någon orderbekräftelse och du kan inte själv hitta meddelandet om den nya ordern? Det här är ett allvarligt problem, eftersom varje ordermejl som inte kommer fram kan kosta dig en kund och en affär. Den vanligaste orsaken just nu är en teknisk inställning som kallas DMARC, som är särskilt knepig när din domän flyttas till Microsoft 365 eller Google Workspace. Den här guiden hjälper dig steg för steg att hitta och lösa problemet.

Låt oss börja med den klassiska situationen: en kund har precis köpt något i din webbshop, men varken du eller kunden har fått orderbekräftelsen. Ibland ligger mejlet i skräpposten, andra gånger har det försvunnit helt. Följ guiden nedan i den ordning den dyker upp.

1. Kontrollera vem som ska få mejlet

Innan du går in på det tekniska bör du kontrollera att aviseringen verkligen skulle ha skickats till dig. Orderaviseringar går till den e-postadress som du har valt i fältet Mottagare av orderaviseringar i Inställningar, Webbshop. Om fältet är tomt eller pekar på en gammal adress får du inget meddelande även om kunden får sin orderbekräftelse.

Läs den korta guiden i Vilken användare tar emot systemets e-post? för att hitta och korrigera fältet.

2. Kontrollera om e-postmeddelandet skickades överhuvudtaget

Shoporama loggar alla e-postmeddelanden som skickas från din butik. Innan du kontrollerar DNS och spamfilter bör du kontrollera loggen för att se om e-postmeddelandet faktiskt skickades. Det gör att du slipper jaga ett problem som inte finns.

1. Gå till Konto, Webbshop, Skickade e-postmeddelanden.
2. Sök efter ordernumret eller kundens e-post.
3. Se om det finns en orderbekräftelse och en avisering till dig själv.

Den fullständiga guiden finns i Se vilka e-postmeddelanden Shoporama har skickat. Om e-postmeddelandet INTE finns i loggen har det inte skickats från Shoporama, och du måste titta på själva beställningen (är den avbruten? fastnat i ett betalningsflöde?). Om e-postmeddelandet finns i loggen men inte har kommit fram, fortsätt till nästa steg.

3. Det vanligaste skälet: DMARC-anpassning efter flytt till Microsoft 365 eller Google Workspace

Om e-postmeddelandet skickas från Shoporama men inte kommer fram (eller hamnar i skräpposten) är den vanligaste orsaken just nu en missmatchning mellan din domäns e-postregler och hur Shoporama skickar e-postmeddelanden. Detta påverkar vanligtvis butiker som nyligen har flyttat sin e-post till Microsoft 365 eller Google Workspace, eftersom de ofta har en strikt DMARC-policy inställd från början.

Du kanske inte är bekant med termerna redan, så här är en mycket kort förklaring på normalt språk:

• SPF är en lista över vilka servrar som får skicka e-post på uppdrag av din domän. Om Shoporamas avsändare inte finns med på listan kan e-postmeddelandet avvisas.
• DKIM är en digital signatur på själva e-postmeddelandet. Mottagarens server kontrollerar att signaturen matchar din domän, så att ingen kan utge sig för att vara du.
• DMARC är regeln för vad mottagaren ska göra om SPF och DKIM inte matchar. Om den är inställd på p=reject kastas e-postmeddelandet ut direkt.

Shoporama skickar mejlen via en stor och välrenommerad avsändare som heter Ubivox. Detta är bra i de flesta fall, men om din egen domän har en strikt DMARC-policy kräver mottagarens server att signaturen på e-postmeddelandet matchar din domän. Detta kallas DMARC-anpassning, och du kan bara uppnå detta om vi kan signera e-postmeddelandena med DKIM för din domän. Det är precis vad vår Heysender-integration gör.

4. Verifiera din DMARC-post

Du kan kontrollera din domäns DMARC-post med ett gratis onlineverktyg. Det tar 30 sekunder.

1. Öppna dmarcian.com/dmarc-inspector.
2. Ange din domän (t.ex. yourwebshop.com) och klicka på Inspect.
3. Leta efter den rad som börjar med v=DMARC1.

Om det står p=reject eller p=quarantine har du en strikt policy. Det är bra för säkerheten, men det innebär också att alla dina ordermejl måste vara korrekt signerade för din domän. Om de inte är det kommer de att avvisas eller kastas i skräpposten.

Om det står adkim=s (strict alignment) är kravet ännu strängare: signaturen måste exakt matcha din domän, inte en subdomän.

5. Lösningen: Aktivera Heysender

Heysender är Shoporamas integration som gör det möjligt för oss att signera dina beställningsmejl med DKIM för din egen domän. När den är aktiv och DNS har ställts in följer dina beställningsmail DMARC-anpassning och accepteras av Microsoft 365, Google Workspace, Gmail, Yahoo och alla andra större leverantörer.

Den fullständiga installationsguiden finns i Ställ in Heysender-integration. Du behöver tillgång till DNS-zonen för din domän, så ha en inloggning redo med din domänleverantör (t.ex. Simply, One.com, Cloudflare, GratisDNS).

6. Andra skäl om det inte är DMARC

Om DMARC-posten är mild (t.ex. p=none) eller inte finns, kan problemet ligga någon annanstans. Kontrollera punkterna nedan.

• Felaktig eller saknad SPF-post: Om du har flyttat till en ny e-postleverantör kan din SPF-post ha skrivits över, så att Shoporamas avsändare inte längre finns med i listan. Ett onlineverktyg som dmarcian, MXToolbox eller Mail-Tester kan visa dig SPF-posten.
• Din domän finns på en blocklista: Om din domän har skickat skräppost tidigare (eller har missbrukats av andra) kan den ha blockerats av mottagaren. Kontrollera din domän på MXToolbox svarta listor.
• Mottagarens spamfilter är för hårt: Be kunden att kontrollera spam, skräppost och oönskad post. Be dem också att markera e-postmeddelandet som "inte skräppost" så att filtret lär sig det.
• Felstavningari e-postadressen: Slå upp ordern i admin och se vilken adress kunden har angett. Detta är förvånansvärt ofta förklaringen.

7. Varför det är viktigt för ditt företag

En utebliven orderbekräftelse är inte bara ett tekniskt fel. Kunden undrar om köpet gick igenom och kontaktar dig ofta med ett argt eller oroligt mejl. Ibland dyker samma order upp två gånger eftersom kunden försöker igen, vilket orsakar dubbelarbete i bokföringen. I värsta fall delas dåliga erfarenheter på Trustpilot och du förlorar framtida affärer. Att få igenom dina ordermejl på ett säkert sätt är därför en av de billigaste försäkringarna du kan teckna för din webbshop.

Ofta ställda frågor

Varför började problemet plötsligt när det fungerade tidigare?

Den vanligaste förklaringen är att din domän nyligen har flyttats till Microsoft 365 eller Google Workspace. Som en del av installationen får många en strikt DMARC-policy och det är detta som plötsligt blockerar dina ordermejl. Det andra alternativet är att de stora mottagarna (Gmail, Yahoo, Outlook) kontinuerligt skärper kraven på avsändarna.

Ska jag göra något om min DMARC är inställd på p=none?

Med p=none levereras e-postmeddelanden vanligtvis även om DMARC misslyckas och du behöver inte göra något brådskande. Vi rekommenderar dock fortfarande Heysender eftersom fler och fler leverantörer använder DMARC som en signal till sina spamfilter. Det stärker ditt e-post rykte.

Kan jag kontrollera om ett specifikt beställningsmejl har levererats?

Du kan se i e-postloggen om e-postmeddelandet har skickats från Shoporama. Vi kan inte se den faktiska leveransen till kundens inkorg. Om du har Heysender aktiverat skickar Heysender också en studsdetektering så att du kan se om mottagaren avvisar e-postmeddelandet.

Jag är inte teknisk. Kan jag sätta upp Heysender själv?

Själva klicket i Shoporama är enkelt. Den tekniska delen är att infoga två TXT-poster hos din domänleverantör. Många domänleverantörer har bra guider för detta, och om du fastnar kan du skicka värdena till din domänleverantörs support eller skriva till oss på support@shoporama.dk så hjälper vi gärna till.

Kommer jag att förlora order medan jag väntar på att DNS ska komma igenom?

Det kan ta allt från 30 minuter till 24 timmar innan DNS-ändringar är aktiva överallt. Under den tiden kan vissa e-postmeddelanden fortfarande avvisas. Du kan kontrollera skickade e-postmeddelanden kontinuerligt och själv skicka orderbekräftelser från ordersidan om en kund rapporterar att ett e-postmeddelande saknas under tiden.

Vi skickar också nyhetsbrev. Påverkar det dem också?

Heysender hanterar transaktionsmeddelanden från Shoporama (beställningar, leveranser, återställning av lösenord). Nyhetsbrev som skickas via Klaviyo, Brevo, HeyLoyalty eller MailChimp har sin egen DKIM-inställning som du måste ställa in med den leverantören. Principen är densamma: din domän måste vara signerad av avsändaren.

Min kund säger att e-postmeddelandet är i skräppost. Är detta också löst av Heysender?

Ja, för det mesta. Spamfilter tittar på SPF, DKIM och DMARC innan de bestämmer sig för om ett e-postmeddelande är pålitligt. När Heysender ger dina e-postmeddelanden rätt DKIM-signatur för din domän, går de från "inauthentic" till "trustworthy" och landar i huvudinkorgen för de allra flesta mottagare.

Vad gör jag om jag inte har tillgång till DNS själv?

Ta kontakt med den som skapade domänen (vanligtvis din webbdesigner, din IT-leverantör eller din egen IT-avdelning). Skicka de två TXT-posterna som Shoporama visar till dem och be dem skapa dem i DNS-zonen. När det är gjort klickar du bara på Spara i Heysender-inställningarna i Shoporama.

Kan en arg kund påverka vårt Trustpilot-rykte om e-postmeddelanden om beställningar misslyckas?

Ja, tyvärr. En utebliven orderbekräftelse är ett av de vanligaste klagomålen på Trustpilot eftersom kunden känner sig osäker på sitt köp. Att få igenom e-postmeddelandena på ett säkert sätt är ett enkelt sätt att undvika negativa recensioner och dåliga kundupplevelser.

Behöver du hjälp med att ta reda på var problemet ligger i din butik? Skriv till support@shoporama.dk och inkludera din domän och ett ordernummer så tittar vi på det tillsammans.