So funktioniert die Integration von e-conomic

Die e-conomic-App von Shoporama überträgt Ihre Bestellungen automatisch aus dem Webshop in e-conomic, sodass Sie diese nicht manuell eingeben müssen. Wie die Integration genau funktioniert, hängt von Ihren Einstellungen ab. Hier gehen wir den gesamten Ablauf durch, damit Sie wissen, was Sie in der Buchhaltung erwarten können und wie lange es dauert.

Wann wird die Bestellung für die Übertragung markiert?

In den App-Einstellungen legst du fest, wann eine Bestellung für die Synchronisierung mit e-conomic markiert werden soll. Du kannst zwischen drei Zeitpunkten wählen:

• Bei der Erstellung, sobald der Kunde die Bestellung im Webshop abschließt.
• Bei Zahlungseingang, sobald das Zahlungsportal die Zahlung genehmigt hat.
• Beim Versand, sobald Sie die Bestellung in Shoporama als versendet markieren.

Wenn der Auslöser erreicht wird, wird eine Benachrichtigung über die Bestellung in die interne Ereigniswarteschlange von Shoporama gestellt. Diese Benachrichtigung löst die eigentliche Übertragung an e-conomic aus.

So läuft die Synchronisierung ab

Die Übertragung erfolgt über eine Warteschlange und nicht über einen Echtzeit-Webhook. Der Ablauf ist wie folgt:

1. Wenn der Auslöser ausgelöst wird (erstellt, bezahlt oder versendet), wird ein Ereignis in die Ereigniswarteschlange des Shops gestellt.
2. Ein Hintergrundjob auf dem Shoporama-Server arbeitet die Warteschlange fortlaufend ab und leitet die aktuellen Bestellungen an die e-conomic-App weiter.
3. Die App ruft die Bestellung über die REST-API von Shoporama ab, ordnet Kunde, Umsatzsteuerzone, Artikelzeilen und Rabatte zu und sendet die Daten als Bestellentwurf oder Rechnungsentwurf an e-conomic.
4. Wenn Sie die automatische Buchung aktiviert haben, wird die Rechnung sofort in e-conomic verbucht. Andernfalls verbleibt sie als Entwurf, bis Sie sie selbst verbuchen.

In der Praxis dauert es in der Regel weniger als eine Minute, bis die Bestellung in e-conomic vorliegt, nachdem der Trigger ausgelöst wurde. Sollte e-conomic nicht erreichbar sein oder langsam reagieren, kann es etwas länger dauern, aber der Auftrag geht nicht verloren. Du kannst einen Auftrag auch manuell versenden, indem du ihm das Label „e-conomic-pending“ hinzufügst.

Welche Daten werden an e-conomic gesendet?

Für jeden übertragenen Auftrag sendet Shoporama folgende Daten an e-conomic:

• Kunde: Name, Adresse, Postleitzahl, Ort, Land, E-Mail, Telefonnummer und CVR/EAN. Wenn der Kunde nicht als Debitor in e-conomic vorhanden ist, wird er automatisch angelegt.
• Rechnungsempfänger und Lieferadresse, damit der Lieferschein korrekt ist.
• Artikelzeilen mit Artikelnummer (SKU), Bezeichnung, Anzahl, Stückpreis und Mehrwertsteuersatz.
• Versandkosten als separate Zeile.
• Pfand und Kaution als eigenständige Artikelzeilen mit einer eigenen Artikelnummer für das Pfand (der Artikel wird automatisch in e-conomic angelegt, falls er noch nicht vorhanden ist). Weitere Informationen finden Sie im Artikel über Pfand und Kaution.
• Rabatte als negative Positionen (Geschenkgutschein/Rabattcode, Aktionsrabatt und eingelöste Treuepunkte).
• Referenz: Die Shoporama-Bestellnummer (und ggf. die Warenkorb-ID) wird als Referenz auf der Rechnung gespeichert, damit du die Bestellung leicht wiederfinden kannst.
• Layout und Zahlungsbedingungen basieren auf Ihren Einstellungen (Karte vs. EAN/Rechnung).

Auf welchen Debitor wird der Verkauf verbucht?

In der App-Konfiguration legst du fest, wie die Debitorennummer bestimmt wird:

• Feste Debitorennummer: Alle Verkäufe werden unter derselben Debitorennummer verbucht (z. B. ein Sammelkonto „Webshop-Kunden“).
• Telefonnummer: Die Debitorennummer wird anhand der Telefonnummer des Kunden gebildet.
• Kundennummer: Die eindeutige ID des Kunden aus Shoporama wird verwendet (vorausgesetzt, der Kunde ist angemeldet).
• Eindeutige Nummer: Jeder neue Kunde erhält in e-conomic eine eigene fortlaufende Debitorennummer.

Wenn ein Debitor noch nicht vorhanden ist, wird er automatisch mit Adresse, Ort, Postleitzahl, E-Mail, Telefonnummer, CVR/EAN und Ansprechpartner angelegt. Sie können auch separate Debitorengruppen für Privatkunden (B2C) und Geschäftskunden (B2B mit CVR/EAN) auswählen, damit die Buchhaltung übersichtlicher wird.

Wie wird die Mehrwertsteuer gehandhabt?

Shoporama trägt automatisch die richtige Mehrwertsteuerzone auf die Rechnung in e-conomic ein. Sie müssen also nicht selbst zwischen Verkäufen an Privatpersonen und Verkäufen an Unternehmen oder zwischen Verkäufen in Dänemark und Exporten unterscheiden. Die Mehrwertsteuerzone richtet sich nach:

• dem Lieferland des Kunden.
• Ob es sich bei dem Kunden um eine Privatperson (B2C) oder ein Unternehmen mit CVR- oder EAN-Nummer (B2B) handelt.
• Deinem eigenen Heimatland, das du in den App-Einstellungen festlegst.

In der Praxis sieht das folgendermaßen aus:

• Inlandsverkäufe, also Verkäufe an Kunden in Ihrem eigenen Land, werden in der inländischen Mehrwertsteuerzone verbucht, in der Regel mit 25 % dänischer Mehrwertsteuer.
• EU-Verkäufe an Unternehmen, d. h. Verkäufe an Unternehmen in anderen EU-Ländern (mit CVR-Nummer), werden nach den Regeln der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft verbucht, wobei Sie als Verkäufer keine Mehrwertsteuer erheben.
• EU-Verkäufe an Privatpersonen, also Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern, werden nach den OSS-Regeln abgewickelt. Jedes EU-Land hat in e-conomic seine eigene Mehrwertsteuerzone.
• Norwegen (VOEC): Für VOEC-Regelungen für norwegische Kunden kann eine spezielle Abwicklung aktiviert werden.
• Export, d. h. Verkäufe in Länder außerhalb der EU, werden als Export ohne Mehrwertsteuer verbucht.

Damit dies funktioniert, müssen die entsprechenden Mehrwertsteuerzonen in Ihrem e-conomic-Vertrag eingerichtet sein. Lesen Sie mehr über die B2B-Abwicklung im Artikel „B2B-Verkäufe in Shoporama“.

Wie werden Rabatte übertragen?

Rabatte werden in e-conomic als separate Zeilen auf der Rechnung ausgewiesen, sodass Sie genau sehen können, welche Art von Rabatt der Kunde erhalten hat und wie hoch dieser ist. Shoporama unterteilt die Rabatte in drei Kategorien:

• Geschenkgutscheine und Rabattcodes werden auf der Rechnung als Zeile „Rabatt“ angezeigt.
• Aktionsrabatte, Mengenrabatte, automatische Aktionen und Kategorie-Rabatte werden als Zeile „Aktionsrabatt“ angezeigt.
• Treuepunkte: Wenn der Kunde im Zusammenhang mit dem Kauf Punkte eingelöst hat, werden diese als Zeile „Verwendete Punkte“ mit der Anzahl der verwendeten Punkte angezeigt.

Die Rabattzeilen weisen einen negativen Betrag auf und werden in e-conomic automatisch vom Gesamtbetrag der Bestellung abgezogen. Der Nettobetrag wird auf der Grundlage des tatsächlichen Mehrwertsteuersatzes der Bestellung berechnet, sodass er sowohl für Verkäufe in Dänemark mit 25 % Mehrwertsteuer als auch für mehrwertsteuerfreie B2B-Verkäufe in die EU und für Exporte in Drittländer zutrifft.

Verwaltung von Produkten

Die neue e-conomic-App überträgt keine Produkte als Stammdaten an e-conomic. Stattdessen wird das Produkt als Position auf der Rechnung mit Artikelnummer (SKU), Name und Preis angelegt. Sie müssen daher kein Produktverzeichnis in e-conomic pflegen.

Wenn ein Produkt bereits mit derselben SKU in e-conomic vorhanden ist, verwendet e-conomic dieses automatisch. Andernfalls wird eine einfache Artikelzeile auf der Rechnung angelegt.

Rechnungsentwurf oder sofort verbuchen?

Sie entscheiden selbst, ob die Rechnung automatisch in e-conomic verbucht werden soll oder ob sie als Entwurf gespeichert bleibt, bis Sie sie selbst überprüft und verbucht haben. Wenn Sie zusätzliche Kontrolle über Ihre Buchhaltung haben möchten, empfehlen wir, die Rechnungen als Entwürfe zu speichern, damit Sie Eingabefehler korrigieren, die Kontierung ändern oder Anpassungen vornehmen können, bevor sie endgültig sind.

Was wird nicht synchronisiert?

Die e-conomic-App funktioniert nur in eine Richtung: Daten werden von Shoporama an e-conomic übertragen, nicht umgekehrt. Konkret bedeutet das:

• Der Lagerbestand wird ausschließlich in Shoporama verwaltet. Änderungen in e-conomic haben keinen Einfluss auf den Lagerbestand des Webshops.
• Produkte wie Stammdaten und Produktinformationen werden nicht als Stammdaten nach e-conomic übertragen, sondern nur als Artikelzeilen auf Rechnungen.
• Korrekturen an einer verbuchten Rechnung: Wenn Sie eine Bestellung in Shoporama nach der Übertragung korrigieren, wird der Beleg in e-conomic nicht aktualisiert. Ist die Rechnung bereits verbucht, muss in e-conomic eine Gutschrift erstellt werden.
• Zahlungsstatus: Wenn Sie eine Rechnung in e-conomic als bezahlt markieren, wird die Bestellung in Shoporama nicht aktualisiert.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert es, bis ich die Bestellung in e-conomic sehen kann?

In der Regel weniger als eine Minute. Wenn der Auslöser ausgelöst wird (erstellt, bezahlt oder versendet), wird die Bestellung in die Ereigniswarteschlange gestellt, und der Hintergrundjob leitet sie kurz darauf an e-conomic weiter. Sollte e-conomic vorübergehend nicht erreichbar sein, kann es etwas länger dauern, aber die Bestellung geht nicht verloren.

Was passiert, wenn e-conomic ausfällt oder eine Bestellung fehlschlägt?

Der Auftrag erhält die Kennzeichnung „e-conomic-failed“, und die Fehlermeldung befindet sich in den Notizen zum Auftrag. Du kannst die Übertragung selbst neu starten, indem du „e-conomic-failed“ entfernst und „e-conomic-pending“ hinzufügst. Der Vorgang beginnt von vorne, sobald die Warteschlange bearbeitet wird.

Kann ich sehen, welche Bestellungen korrekt übertragen wurden?

Ja. Jede Bestellung erhält eine der folgenden Kennzeichnungen: „e-conomic-ok“ (übertragen), „e-conomic-pending“ (in der Warteschlange) oder „e-conomic-failed“ (fehlgeschlagen). Filtern Sie die Bestellliste nach Kennzeichnung oder sehen Sie den Status direkt bei der jeweiligen Bestellung ein.

Anne (Buchhalterin): Stimmt die Mehrwertsteuer in e-conomic zu 100 % mit meiner Shoporama-Statistik überein?

In der Regel ja. Geringfügige Abweichungen im Cent-Bereich können aufgrund von Rundungen zwischen den Systemen auftreten. Wenn die Zahlen stärker abweichen, überprüfe bitte die Mehrwertsteuerzonen, die Währung und ob tatsächlich alle Bestellungen übertragen wurden (filtere die Bestellliste nach „e-conomic-pending“ und „e-conomic-failed“).

Anne (Buchhalterin): Was mache ich, wenn ein Kunde eine Gutschrift wünscht?

Du erstellst die Gutschrift in Shoporama, entweder über das Retourenzentrum oder über „Speichern und Retourenartikel anlegen“ am Ende der Bestellung. Den Rest erledigt die App dann von selbst: Die Gutschrift wird automatisch als eigenständiger Beleg mit negativen Artikelzeilen an e-conomic gesendet. Sie müssen nichts in e-conomic eingeben. Vergewissern Sie sich, dass die Kennzeichnung „e-conomic-ok“ auf der Gutschrift selbst steht und nicht auf der ursprünglichen Bestellung. Die Rückerstattung des Betrags erfolgt anschließend – bei den meisten Zahlungsgateways direkt über die Gutschrift in Shoporama. Weitere Informationen findest du unter „Gutschriften und Rückerstattungen“.

Jonas (E-Händler): Kann ich mehrere Shops mit demselben e-conomic-Vertrag synchronisieren?

Ja. Jeder Shoporama-Shop wird über die App separat im e-conomic-Vertrag eingerichtet. Es empfiehlt sich, feste, separate Debitorennummern oder Debitorengruppen pro Shop zu verwenden, damit du sie leicht einzeln auswerten kannst. Wähle Layout-Nummern so, dass klar erkennbar ist, aus welchem Shop die Rechnung stammt.

Jonas (Online-Händler): Was passiert, wenn ich an einem Aktionstag 500 Bestellungen erhalte?

Die Warteschlange erledigt das automatisch. Die Bestellungen werden nacheinander in die Warteschlange gestellt, und der Hintergrundprozess bearbeitet sie fortlaufend. Selbst bei hohen Spitzenauslastungen liegt die Verzögerung in der Regel im Minutenbereich, nicht im Stundenbereich. Überprüfen Sie das „e-conomic-pending“-Label, um zu sehen, ob sich ein Rückstau gebildet hat.

Gitte (Shop-Betreiberin): Muss ich meinen Artikelstamm an zwei Orten pflegen?

Nein. Die Produkte befinden sich ausschließlich in Shoporama. Auf der Rechnung in e-conomic erscheint die Artikelzeile mit SKU, Name und Preis. Wenn du in e-conomic bereits einen Artikel mit derselben SKU hast, verwendet e-conomic diesen. Andernfalls wird er einfach als einfache Artikelzeile erfasst.

Gitte (Ladenbesitzerin): Was mache ich, wenn ich eine Bestellung in Shoporama ändere?

Wenn die Bestellung bereits an e-conomic übertragen wurde, wird die Rechnung nicht automatisch aktualisiert. Sie müssen die Rechnung entweder direkt in e-conomic korrigieren oder dort stornieren und die Bestellung erneut übertragen, indem Sie „e-conomic-ok“ entfernen und „e-conomic-pending“ hinzufügen. Hinweis: Wenn die Rechnung bereits verbucht wurde, kann sie nicht geändert, sondern nur gutgeschrieben werden.

Wo finde ich die Fehlermeldung, wenn ein Auftrag fehlschlägt?

Öffnen Sie den Auftrag in Shoporama und sehen Sie sich die Anmerkungen und das Fehlerfeld an. Typische Ursachen sind ein ungültiger API-Schlüssel, fehlende Kundendaten oder eine Umsatzsteuerzone, die in Ihrem e-conomic-Vertrag nicht vorhanden ist. Lesen Sie mehr unter „Fehlerbehebung bei der e-conomic-Integration“.

Weiterlesen

• Einrichtung der e-conomic-Integration
• Fehlerbehebung bei der e-conomic-Integration
• Typische Fehler bei der e-conomic-Integration
• B2B-Verkäufe in Shoporama
• Gutschriften und Rückerstattungen

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