So funktioniert die Integration von e-conomic

Shoporamas e-conomic-app overfører automatisk dine ordrer fra webshoppen til e-conomic, så du slipper for at indtaste dem manuelt. Hvordan integrationen helt præcist fungerer afhænger af dine indstillinger. Her gennemgår vi hele flowet, så du ved hvad du kan forvente i regnskabet, og hvor lang tid det tager.

Hvornår markeres ordren til overførsel?

I app-indstillingerne vælger du, hvornår en ordre skal markeres til synkronisering med e-conomic. Du kan vælge mellem tre tidspunkter:

• Ved oprettelse, så snart kunden gennemfører bestillingen i webshoppen.
• Ved betaling, når betalingsgatewayen har godkendt betalingen.
• Ved afsendelse, når du markerer ordren som sendt i Shoporama.

Når triggeren rammes, lægges en notifikation om ordren i Shoporamas interne event-kø. Det er denne notifikation, der starter selve overførslen til e-conomic.

Sådan kører selve synkroniseringen

Overførslen er kø-baseret, ikke en realtids-webhook. Flowet er:

1. Når triggeren rammer (oprettet, betalt eller sendt), lægges en event på shoppens event-kø.
2. Et baggrundsjob på Shoporama-serveren afvikler køen løbende og sender de aktuelle ordrer videre til e-conomic-appen.
3. App'en henter ordren via Shoporamas REST API, mapper kunde, momszone, varelinjer og rabatter, og sender data til e-conomic som enten ordre-kladde eller faktura-kladde.
4. Hvis du har slået bogfør automatisk til, bogføres fakturaen straks i e-conomic. Ellers bliver den liggende som kladde, indtil du selv bogfører den.

I praksis går der typisk under et minut fra triggeren rammer, til ordren ligger i e-conomic. Hvis e-conomic er nede eller svarer langsomt, kan det tage længere, men ordren forsvinder ikke. Du kan også manuelt sende en ordre afsted ved at tilføje labelen e-conomic-pending til ordren.

Hvilke data sendes til e-conomic?

For hver ordre, der overføres, sender Shoporama følgende til e-conomic:

• Kunde: navn, adresse, postnummer, by, land, e-mail, telefon og CVR/EAN. Hvis kunden ikke findes som debitor i e-conomic, oprettes den automatisk.
• Faktura-modtager og leveringsadresse, så følgesedlen er korrekt.
• Varelinjer med varenummer (SKU), navn, antal, enhedspris og momssats.
• Fragt som en separat linje.
• Rabatter som negative linjer (gavekort/rabatkode, kampagnerabat og indløste loyalitetspoint).
• Reference: Shoporamas ordrenummer (og evt. kurv-id) gemmes som reference på fakturaen, så du nemt kan finde ordren igen.
• Layout og betalingsbetingelser baseret på dine indstillinger (kort vs. EAN/faktura).

Hvilken debitor bliver salget bogført på?

I app-konfigurationen vælger du, hvordan debitor-nummeret bestemmes:

• Fast debitor, alle salg bogføres på det samme debitor-nummer (fx en samlede "Webshop kunder"-konto).
• Telefonnummer, debitor-nummeret bygges ud fra kundens telefonnummer.
• Kundenummer, kundens unikke ID fra Shoporama bruges (kræver at kunden er logget ind).
• Unikt nummer, hver ny kunde får sit eget løbende debitor-nummer i e-conomic.

Når en debitor ikke findes i forvejen, oprettes den automatisk med adresse, by, postnummer, e-mail, telefon, CVR/EAN og kontaktperson. Du kan også vælge separate debitorgrupper for private kunder (B2C) og erhvervskunder (B2B med CVR/EAN), så regnskabet bliver lettere at gennemskue.

Hvordan håndteres moms?

Shoporama sætter automatisk den rigtige momszone på fakturaen i e-conomic. Du behøver altså ikke selv at sortere salg til private fra salg til virksomheder, eller dansk salg fra eksport. Momszonen bestemmes ud fra:

• Kundens leveringsland.
• Om kunden er privat (B2C) eller erhverv med CVR- eller EAN-nummer (B2B).
• Dit eget hjemland, som du sætter i app-indstillingerne.

I praksis ser det sådan ud:

• Indenlandsk salg, salg til kunder i dit eget land bogføres i den indenlandske momszone, typisk med 25% dansk moms.
• EU-salg til erhverv, salg til virksomheder i andre EU-lande (med CVR-nummer) bogføres efter reglerne om omvendt betalingspligt, hvor du som sælger ikke opkræver moms.
• EU-salg til private, salg til private kunder i andre EU-lande håndteres efter OSS-reglerne. Hvert EU-land har sin egen momszone i e-conomic.
• Norge (VOEC), special-håndtering kan aktiveres for VOEC-ordninger til norske kunder.
• Eksport, salg til lande uden for EU bogføres som eksport uden moms.

For at det virker, skal de tilsvarende momszoner være sat op i din e-conomic-aftale. Læs mere om B2B-håndteringen i artiklen B2B-salg i Shoporama.

Hvordan overføres rabatter?

Rabatter overføres som separate linjer på fakturaen i e-conomic, så du kan se nøjagtigt hvilken type rabat kunden har fået, og hvor stor den er. Shoporama opdeler rabatterne i tre kategorier:

• Gavekort og rabatkoder, vises som linjen "Rabat" på fakturaen.
• Kampagnerabatter, mængderabatter, automatiske kampagner og kategori-rabatter vises som linjen "Kampagnerabat".
• Loyalitetspoint, hvis kunden har indløst point i forbindelse med købet, vises de som linjen "Point brugt" med antallet af brugte point.

Rabat-linjerne har et negativt beløb og trækkes automatisk fra ordrens total i e-conomic. Nettobeløbet beregnes ud fra ordrens faktiske momssats, så det stemmer både for dansk salg med 25% moms, momsfrit B2B-salg til EU og eksport til tredjelande.

Håndtering af produkter

Den nye e-conomic-app overfører ikke produkter som master-data til e-conomic. I stedet oprettes produktet som en linje på fakturaen med varenummer (SKU), navn og pris. Du behøver derfor ikke at vedligeholde et produktkartotek i e-conomic.

Hvis et produkt allerede findes i e-conomic med samme SKU, bruger e-conomic det automatisk. Ellers oprettes en simpel varelinje på fakturaen.

Faktura-kladde eller bogført med det samme?

Du vælger selv, om fakturaen skal bogføres automatisk i e-conomic, eller om den skal ligge som kladde, indtil du selv tjekker den igennem og bogfører. Hvis du vil have ekstra kontrol med dit regnskab, anbefaler vi at lade fakturaerne ligge som kladder, så du kan rette tastefejl, ændre kontering eller justere før de er endelige.

Hvad synkroniseres ikke?

E-conomic-appen er one-way: data går fra Shoporama til e-conomic, ikke den anden vej. Konkret betyder det:

• Lagerbeholdning, lager håndteres udelukkende i Shoporama. Ændringer i e-conomic påvirker ikke webshop-lageret.
• Produkter som master-data, produktinformation rejser ikke som kartotek til e-conomic, kun som varelinjer på fakturaer.
• Kreditnotaer, kreditnotaer skal oprettes manuelt i e-conomic ved refunds.
• Betalingsstatus tilbage, hvis du markerer en faktura som betalt i e-conomic, opdateres ordren ikke i Shoporama.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid går der, før jeg kan se ordren i e-conomic?

Som regel under et minut. Når triggeren rammer (oprettet, betalt eller sendt), lægges ordren på event-køen, og baggrundsjobbet sender den videre til e-conomic kort efter. Hvis e-conomic er midlertidigt utilgængeligt, kan det tage længere, men ordren forsvinder ikke.

Hvad sker der, hvis e-conomic er nede, eller en ordre fejler?

Ordren får labelen e-conomic-failed, og fejlbeskeden ligger i ordrens noter. Du kan selv genstarte overførslen ved at fjerne e-conomic-failed og tilføje e-conomic-pending. Det starter forfra, så snart køen behandles.

Kan jeg se hvilke ordrer der er overført korrekt?

Ja. Hver ordre får en af labels: e-conomic-ok (overført), e-conomic-pending (i kø) eller e-conomic-failed (fejlet). Filtrér ordrelisten på label, eller se status direkte på den enkelte ordre.

Anne (bogholder): Stemmer momsen i e-conomic 100% med min Shoporama-statistik?

Som hovedregel ja. Mindre afvigelser på øre-niveau kan forekomme pga. afrunding mellem systemerne. Hvis tallene afviger mere, så tjek momszonerne, valutaen og om alle ordrer faktisk er overført (filtrér ordrelisten på e-conomic-pending og e-conomic-failed).

Anne (bogholder): Hvad gør jeg, når en kunde ønsker en kreditnota?

Den nye app overfører ikke kreditnotaer automatisk. Når du krediterer en ordre i Shoporama, skal du selv oprette den tilsvarende kreditnota i e-conomic ud fra den oprindelige faktura. Husk også at refundere betalingen via din betalingsgateway. Læs mere i Kreditnotaer og refundering.

Jonas (e-købmand): Kan jeg synkronisere flere shops til samme e-conomic-aftale?

Ja. Hver Shoporama-shop installeres separat i e-conomic-aftalen via app'en. Du kan med fordel bruge faste, separate debitor-numre eller debitorgrupper pr. shop, så du nemt kan rapportere på dem hver for sig. Vælg layout-numre, så det er tydeligt, hvilken shop fakturaen kommer fra.

Jonas (e-købmand): Hvad sker der, hvis jeg får 500 ordrer på en kampagnedag?

Køen håndterer det automatisk. Ordrerne lægges i kø én efter én, og baggrundsjobbet behandler dem løbende. Selv ved store spidsbelastninger ligger forsinkelsen typisk i minut-skala, ikke timer. Tjek e-conomic-pending-labelen for at se, om der er ophobning.

Gitte (butiksejer): Skal jeg vedligeholde mit produktkartotek to steder?

Nej. Produkter ligger kun i Shoporama. På fakturaen i e-conomic står varelinjen med SKU, navn og pris. Hvis du allerede har varekartotek i e-conomic med samme SKU, genbruger e-conomic det. Ellers skrives det blot som en simpel varelinje.

Gitte (butiksejer): Hvad gør jeg, hvis jeg kommer til at lave en ordre om i Shoporama?

Hvis ordren allerede er overført til e-conomic, opdateres fakturaen ikke automatisk. Du skal enten rette fakturaen direkte i e-conomic eller annullere den der og overføre ordren igen ved at fjerne e-conomic-ok og tilføje e-conomic-pending. Bemærk: hvis fakturaen allerede er bogført, kan den ikke ændres, kun krediteres.

Hvor finder jeg fejlbeskeden, hvis en ordre fejler?

Åbn ordren i Shoporama og se notater og fejlfelt. Typiske årsager er en ugyldig API-nøgle, manglende kundeoplysninger eller en momszone, der ikke findes i din e-conomic-aftale. Læs mere i Fejlsøgning af e-conomic-integration.

Læs mere

• Opsæt e-conomic-integration
• Fejlsøgning af e-conomic-integration
• Typiske fejl i e-conomic-integrationen
• B2B-salg i Shoporama
• Kreditnotaer og refundering

Har du brug for hjælp? Kontakt os på support@shoporama.dk.