Slik fungerer e-conomic-integrasjonen

Shoporamas e-conomic-app overfører automatisk ordrene dine fra nettbutikken til e-conomic, slik at du slipper å legge dem inn manuelt. Nøyaktig hvordan integrasjonen fungerer, avhenger av innstillingene dine. Her går vi gjennom hele prosessen, slik at du vet hva du kan forvente i regnskapet, og hvor lang tid det tar.

Når merkes ordren for overføring?

I appinnstillingene velger du når en ordre skal merkes for synkronisering med e-conomic. Du kan velge mellom tre tidspunkt:

• Ved opprettelse, så snart kunden fullfører bestillingen i nettbutikken.
• Ved betaling, når betalingsgatewayen har godkjent betalingen.
• Ved forsendelse, når du merker bestillingen som sendt i Shoporama.

Når utløseren aktiveres, legges en melding om bestillingen i Shoporamas interne hendelseskø. Det er denne meldingen som starter selve overføringen til e-conomic.

Slik fungerer selve synkroniseringen

Overføringen er købasert, ikke en sanntids-webhook. Prosessen er som følger:

1. Når utløseren aktiveres (opprettet, betalt eller sendt), legges en hendelse i nettbutikkens hendelseskø.
2. En bakgrunnsoppgave på Shoporama-serveren behandler køen fortløpende og sender de aktuelle ordrene videre til e-conomic-appen.
3. Appen henter ordren via Shoporamas REST API, tilordner kunde, momsområde, varelinjer og rabatter, og sender dataene til e-conomic enten som ordreutkast eller fakturautkast.
4. Hvis du har slått på automatisk bokføring, blir fakturaen umiddelbart bokført i e-conomic. Ellers forblir den som utkast inntil du selv bokfører den.

I praksis tar det vanligvis under ett minutt fra utløseren aktiveres til bestillingen ligger i e-conomic. Hvis e-conomic er nede eller svarer tregt, kan det ta litt lenger tid, men ordren forsvinner ikke. Du kan også sende en ordre manuelt ved å legge til etiketten «e-conomic-pending» på ordren.

Hvilke data sendes til e-conomic?

For hver ordre som overføres, sender Shoporama følgende til e-conomic:

• Kunde: navn, adresse, postnummer, by, land, e-post, telefonnummer og CVR/EAN. Hvis kunden ikke finnes som debitor i e-conomic, opprettes vedkommende automatisk.
• Fakturamottaker og leveringsadresse, slik at følgeseddelen blir korrekt.
• Vareposter med varenummer (SKU), navn, antall, enhetspris og merverdiavgiftssats.
• Frakt som en egen linje.
• Pant og depositum som egne varelinjer med pantens eget varenummer (varen opprettes automatisk i e-conomic hvis den ikke finnes). Les mer i artikkelen om pant og depositum.
• Rabatter som negative linjer (gavekort/rabattkode, kampanjerabatt og innløste lojalitetspoeng).
• Referanse: Shoporamas ordrenummer (og eventuelt handlekurv-ID) lagres som referanse på fakturaen, slik at du enkelt kan finne ordren igjen.
• Oppsett og betalingsbetingelser basert på dine innstillinger (kort vs. EAN/faktura).

Hvilken kunde blir salget ført på?

I appkonfigurasjonen velger du hvordan debitor-nummeret bestemmes:

• Fast kunde, alle salg føres på samme kundenummer (f.eks. en samlet «Nettbutikk-kunder»-konto).
• Telefonnummer: Debitor-nummeret genereres ut fra kundens telefonnummer.
• Kundenummer: Kundens unike ID fra Shoporama brukes (krever at kunden er logget inn).
• Unikt nummer: Hver ny kunde får sitt eget fortløpende debitor-nummer i e-conomic.

Når en kunde ikke finnes i forveien, opprettes den automatisk med adresse, by, postnummer, e-post, telefon, CVR/EAN og kontaktperson. Du kan også velge separate debitorgrupper for privatkunder (B2C) og bedriftskunder (B2B med CVR/EAN), slik at regnskapet blir enklere å overskue.

Hvordan håndteres merverdiavgift?

Shoporama angir automatisk riktig merverdiavgiftsområde på fakturaen i e-conomic. Du trenger altså ikke selv å skille salg til privatpersoner fra salg til bedrifter, eller salg i Danmark fra eksport. Merverdiavgiftsområdet bestemmes ut fra:

• Kundens leveringsland.
• Om kunden er privatperson (B2C) eller bedrift med CVR- eller EAN-nummer (B2B).
• Ditt eget hjemland, som du angir i appinnstillingene.

I praksis ser det slik ut:

• Innenlands salg, salg til kunder i ditt eget land, bokføres i den innenlandske momssonen, vanligvis med 25 % dansk moms.
• EU-salg til bedrifter, salg til bedrifter i andre EU-land (med CVR-nummer), føres i regnskapet i henhold til reglene om omvendt betalingsplikt, der du som selger ikke krever inn merverdiavgift.
• EU-salg til privatpersoner, altså salg til private kunder i andre EU-land, håndteres i henhold til OSS-reglene. Hvert EU-land har sin egen momsone i e-conomic.
• Norge (VOEC): Spesiell håndtering kan aktiveres for VOEC-ordninger til norske kunder.
• Eksport, salg til land utenfor EU, bokføres som eksport uten merverdiavgift.

For at dette skal fungere, må de tilsvarende momssonene være opprettet i din e-conomic-avtale. Les mer om B2B-håndteringen i artikkelen B2B-salg i Shoporama.

Hvordan overføres rabatter?

Rabatter overføres som separate linjer på fakturaen i e-conomic, slik at du kan se nøyaktig hvilken type rabatt kunden har fått, og hvor stor den er. Shoporama deler opp rabattene i tre kategorier:

• Gavekort og rabattkoder vises som linjen «Rabatt» på fakturaen.
• Kampanjerabatter, mengderabatter, automatiske kampanjer og kategorirabatter vises som linjen «Kampanjerabatt».
• Lojalitetspoeng: Hvis kunden har innløst poeng i forbindelse med kjøpet, vises disse som linjen «Brukte poeng» med antall brukte poeng.

Rabattlinjene har et negativt beløp og trekkes automatisk fra ordrens totalbeløp i e-conomic. Nettobeløpet beregnes ut fra ordrens faktiske merverdiavgiftssats, slik at det stemmer både for dansk salg med 25 % merverdiavgift, merverdiavgiftsfritt B2B-salg til EU og eksport til tredjeland.

Håndtering av produkter

Den nye e-conomic-appen overfører ikke produkter som stamdata til e-conomic. I stedet opprettes produktet som en linje på fakturaen med varenummer (SKU), navn og pris. Du trenger derfor ikke å vedlikeholde et produktregister i e-conomic.

Hvis et produkt allerede finnes i e-conomic med samme SKU, bruker e-conomic det automatisk. Ellers opprettes en enkel varelinje på fakturaen.

Fakturautkast eller bokført med en gang?

Du velger selv om fakturaen skal bokføres automatisk i e-conomic, eller om den skal ligge som utkast inntil du selv har sjekket den gjennom og bokført den. Hvis du ønsker ekstra kontroll over regnskapet ditt, anbefaler vi at du lar fakturaene ligge som utkast, slik at du kan rette skrivefeil, endre kontering eller justere før de blir endelige.

Hva synkroniseres ikke?

E-conomic-appen er enveis: data overføres fra Shoporama til e-conomic, ikke omvendt. Konkret betyr dette:

• Lagerbeholdning og lager håndteres utelukkende i Shoporama. Endringer i e-conomic påvirker ikke nettbutikkens lager.
• Produkter som stamdata og produktinformasjon overføres ikke som en database til e-conomic, kun som varelinjer på fakturaer.
• Korrigeringer i en bokført faktura: Hvis du retter en ordre i Shoporama etter at den er overført, oppdateres ikke vedlegget i e-conomic. Hvis den er bokført, må den krediteres i e-conomic.
• Betalingsstatus: Hvis du merker en faktura som betalt i e-conomic, oppdateres ikke ordren i Shoporama.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid tar det før jeg kan se ordren i e-conomic?

Vanligvis under ett minutt. Når utløseren aktiveres (opprettet, betalt eller sendt), legges ordren i hendelseskøen, og bakgrunnsjobben sender den videre til e-conomic kort tid etter. Hvis e-conomic er midlertidig utilgjengelig, kan det ta litt lenger tid, men bestillingen forsvinner ikke.

Hva skjer hvis e-conomic er nede, eller en ordre mislykkes?

Ordren får merket «e-conomic-failed», og feilmeldingen finnes i ordrenes notater. Du kan selv starte overføringen på nytt ved å fjerne «e-conomic-failed» og legge til «e-conomic-pending». Den starter på nytt så snart køen behandles.

Kan jeg se hvilke ordrer som er overført riktig?

Ja. Hver ordre får en av følgende merkelapper: «e-conomic-ok» (overført), «e-conomic-pending» (i kø) eller «e-conomic-failed» (mislykket). Filtrer ordrelisten etter merkelapp, eller se statusen direkte på den enkelte ordren.

Anne (bokholder): Stemmer merverdiavgiften i e-conomic 100 % overens med Shoporama-statistikken min?

Som hovedregel, ja. Mindre avvik på øre-nivå kan forekomme på grunn av avrunding mellom systemene. Hvis tallene avviker mer, må du sjekke merverdiavgiftssonene, valutaen og om alle ordrene faktisk er overført (filtrer ordrelisten etter «e-conomic-pending» og «e-conomic-failed»).

Anne (bokholder): Hva gjør jeg når en kunde ønsker en kreditnota?

Du oppretter kreditnotaen i Shoporama, enten fra retursenteret eller ved å velge «Lagre og opprett returvarer» nederst på ordren. Deretter tar appen seg av resten: kreditnotaen sendes automatisk til e-conomic som et eget bilag med negative varelinjer. Du trenger ikke å legge inn noe i e-conomic. Sjekk at merkelappen «e-conomic-ok» står på selve kreditnotaen, ikke på den opprinnelige ordren. Selve pengene refunderer du i etterkant, for de fleste betalingsportaler direkte fra kreditnotaen i Shoporama. Les mer under «Kreditnotaer og refusjon».

Jonas (e-kjøpmann): Kan jeg synkronisere flere nettbutikker til samme e-conomic-avtale?

Ja. Hver Shoporama-butikk installeres separat i e-conomic-avtalen via appen. Det kan være lurt å bruke faste, separate kundernumre eller kundegrupper per nettbutikk, slik at du enkelt kan rapportere på dem hver for seg. Velg layoutnumre slik at det fremgår tydelig hvilken nettbutikk fakturaen kommer fra.

Jonas (e-kjøpmann): Hva skjer hvis jeg får 500 bestillinger på en kampanjedag?

Køen håndterer det automatisk. Bestillingene legges i kø én etter én, og bakgrunnsjobben behandler dem fortløpende. Selv ved store spissbelastninger er forsinkelsen vanligvis på minuttnivå, ikke timer. Sjekk «e-conomic-pending»-etiketten for å se om det har oppstått en opphopning.

Gitte (butikkeier): Må jeg vedlikeholde produktkatalogen min to steder?

Nei. Produktene ligger kun i Shoporama. På fakturaen i e-conomic står varelinjen med SKU, navn og pris. Hvis du allerede har en varekatalog i e-conomic med samme SKU, gjenbruker e-conomic den. Ellers skrives den bare som en enkel varelinje.

Gitte (butikkeier): Hva gjør jeg hvis jeg endrer en ordre i Shoporama?

Hvis bestillingen allerede er overført til e-conomic, oppdateres ikke fakturaen automatisk. Du må enten rette fakturaen direkte i e-conomic eller kansellere den der og overføre bestillingen på nytt ved å fjerne «e-conomic-ok» og legge til «e-conomic-pending». Merk: Hvis fakturaen allerede er bokført, kan den ikke endres, kun krediteres.

Hvor finner jeg feilmeldingen hvis en ordre mislykkes?

Åpne bestillingen i Shoporama og se merknader og feilfelt. Typiske årsaker er en ugyldig API-nøkkel, manglende kundeopplysninger eller en momsone som ikke finnes i din e-conomic-avtale. Les mer i Feilsøking av e-conomic-integrasjon.

Les mer

• Konfigurer e-conomic-integrasjon
• Feilsøking av e-conomic-integrasjon
• Typiske feil i e-conomic-integrasjonen
• B2B-salg i Shoporama
• Kredittnotaer og refusjon

Trenger du hjelp? Kontakt oss på support@shoporama.dk.