Administrer bestillingene dine i Shoporama

Ordrehåndtering er hjertet i nettbutikken din. I Shoporama kan du administrere hele ordreflyten fra en ny ordre mottas til den sendes, krediteres eller kanselleres. Denne veiledningen tar deg gjennom alle funksjonene i bestillingslisten og bestillingssiden.

Bestillingsliste

Du finner alle bestillinger under Ordrer i toppmenyen. Tallet i sirkelen viser hvor mange nye bestillinger du har. Ordrer som ikke er betalt, vises med rosa bakgrunn.

Statusfaner

Øverst i bestillingslisten finner du faner for å filtrere bestillinger etter status. Hver fane viser antall bestillinger:

• Alle - viser alle bestillinger
• Ny - bestillinger som nettopp er mottatt
• Pågående - bestillinger som for øyeblikket er under behandling
• Venter - bestillinger som venter (f.eks. på varer eller betaling)
• Klar - bestillinger som er pakket og klare til å sendes
• Klar for henting - bestillinger som kunden henter selv (f.eks. i en fysisk butikk)
• Hentet - bestillinger som har blitt hentet av kunden
• Ekspedert - bestillinger som er ekspedert
• Krediterte - kreditnotaer
• Kansellert - kansellerte bestillinger

Du kan også opprette egendefinerte visninger med lagrede filtre, slik at du raskt kan bytte til de kombinasjonene du bruker mest. Klikk på +-knappen på fanene for å opprette en ny visning.

Søk og filtrering

Du kan søke etter bestillinger med fritekst (ordrenummer, kundenavn, e-post osv.) og filtrere etter datointervall. I tillegg finnes det avanserte filtre:

• Etikett - filtrer på en eller flere bestillingsetiketter
• Leverandør - vis kun bestillinger med produkter fra spesifikke leverandører
• Frakt - filtrer etter fraktmetode (f.eks. GLS, PostNord, DAO)
• Land - filtrer etter leveringsland
• Betalt - vis kun betalte eller ubetalte bestillinger
• Fanget - filtrer på om beløpet har blitt fanget opp
• Betalingsmåte - filtrer etter betalingsgateway
• Batch - filtrer etter batchnummer (hvis batchhåndtering er aktivert)

Alle filterknappene viser et merke med antall aktive filtre, og du kan tilbakestille alle filtrene med én knapp.

Kompakt og utvidet visning

Bestillingslisten har to visningsmoduser:

• Kompakt visning - viser ordrenummer, status, dato, kunde, pris og fraktmetode i separate kolonner
• Utvidet visning - viser i tillegg produktdetaljer med bilder, fullstendig leveringsadresse, interne kommentarer, innkjøpspris, fortjeneste og vekt

Du kan også brette ut enkeltbestillinger ved å klikke på pilen, eller bruke "Brett ut alle" for å brette ut alle på én gang. Den foretrukne visningen huskes automatisk.

Tilpass kolonner

Klikk på Tilpass visning for å velge hvilke ekstra kolonner som skal vises. Du kan legge til:

• Kurvnummer - den interne kurv-ID-en
• Intern merknad - interne kommentarer
• Teknisk notat - teknisk logg
• Kommentar - kundekommentar
• Rabattkode og rabattbeløp
• Kunde-ID - med lenke til kundeprofilen
• Fortjeneste - beregnet fortjeneste per ordre
• Selskapets navn
• Ikke sendt fra samme mottaker - antall bestillinger som ennå ikke er sendt til samme kunde
• Tidligere kjøp - antall tidligere bestillinger fra kunden
• Referanse, Poeng, Betalingsmåte, Betalt

For hver kolonne kan du velge om du vil vise den i kompakt visning, utvidet visning eller begge deler.

Masseredigering

Kryss av for flere bestillinger, og bruk den faste linjen nederst på skjermen. Her kan du gjøre følgende:

Endre status

• Merk som sendt - sender automatisk en e-post med "bestillingen er sendt" til kunden
• Merk som Pågående - setter ordren til behandling
• Merk som Klar for henting
• Markere som Hentet
• Endre til en hvilken som helst annen status via rullegardinmenyen

Pakkeetiketter og frakt

• Send til GLS / PostNord / DAO / Burd - opprett forsendelser med fraktleverandøren
• Last ned pak kelapper - last ned pakkelapper som PDF for alle valgte bestillinger
• Opprettreturseddel - opprett en returetikett med GLS eller PostNord
• Skriv ut følgesedler - skriv ut følgesedler for de valgte ordrene

Finans - registrer betaling

• Ta ut penger - ta imot betaling (fungerer med QuickPay, ePay, OnPay, Nets Easy, Stripe)
• Bokføring - send til Billy, Dinero eller e-conomic

Etiketter

Legg til eller fjern bestillingsetiketter på flere bestillinger samtidig.

Andre handlinger

• Merk som betalt
• Sende-post - skriv og send en e-post til de valgte kundene
• Send ordrebekreftelse eller e-post med sendt ordre pånytt
• Kopier ordre - opprett en kopi av ordren
• Svarteliste - avbryt og blokker kundens e-post og telefonnummer
• Slett - slett bestillinger permanent

Eksporter - eksporter

Du kan eksportere bestillinger i flere formater:

• CSV-fil - eksporter alle bestillinger i det aktuelle søket med alle bestillingsdetaljer, produkter, adresser og betalingsinformasjon
• Uni-Connect - GLS-format (bedrift/privat)
• Swipbox-format
• Miljøeksport - eksporterer miljødata (emballasje, WEEE, batterier) for en gitt periode

CSV-eksporten kjører i bakgrunnen og varsler deg når filen er klar for nedlasting.

Den typiske bestillingsflyten

1. Motta bestillingen - bestillingen vises i listen med statusen "Ny". Du får et popup-varsel i admin
2. Behandle ordren - sett statusen til "I gang", og bruk plukklisten til å plukke og pakke varene
3. Generer pakkelapper - merk ordren og send den til GLS, PostNord, DAO eller Burd
4. Skriv ut etiketter og følgesedler - last ned pakkelapper som PDF og skriv ut følgesedler
5. Merk som sendt - kunden mottar automatisk en e-post med "ordren er sendt" og sporingsnummer

Rediger en bestilling

Klikk på et ordrenummer for å åpne ordresiden der du kan redigere alle detaljer:

Status og betaling

• Endre bestillingsstatus
• Endre betalings- og fraktmetode
• Merk som betalt/ubetalt
• Se transaksjonsnummer og kurv-ID
• Se og del betalingslenke til kunden (hvis bestillingen ikke er betalt)

Kontaktinformasjon

• E-post, telefonnummer, EAN-nummer og CVR-nummer - alt kan redigeres
• Vis og rediger bestillingsadresse og leveringsadresse
• Informasjon om pakkeshop (ID, navn, adresse)

Produktdetaljer

• Vis alle produkter med bilde, navn, variant, antall, pris og varenummer
• Rediger antall, enhetspris og moms
• Endre varianter via rullegardinmenyen
• Legge til nye produkter i bestillingen
• Se lagerbevegelser knyttet til ordren

Priser

• Rediger ordrepris, moms, fraktpris og totalsum
• Se rabattkode og rabattbeløp
• Se kampanjerabatt med forklaring på beregningen
• Bruk "Beregn ny totalpris" for å beregne totalsummen på nytt ut fra produktene

Kommentarer og merknader

• Offentlig kommentar - synlig for kunden
• Intern kommentar - kun synlig i admin
• Teknisk merknad - for teknisk logg og feilsøking

Sporingsnumre

Legg til ett eller flere sporingsnumre (ett per linje). Sporingsnumre inkluderes automatisk i e-posten til kunden med en sporingslenke.

Etiketter

Tildel bestillingsetiketter for å kategorisere og organisere bestillinger.

E-poster og ordrekø

Se alle e-poster som er sendt i forbindelse med bestillingen, og skriv nye e-poster direkte fra bestillingssiden. Du kan også vise ordrekøen med bakgrunnshandlinger (f.eks. generering av etiketter, posting).

Ekstra alternativer når du lagrer

• Send ordrebekreftelse på nytt
• IKKE send en e-post med statusendring - nyttig hvis du vil endre status uten å varsle kunden
• Send til økonomisystem - sender ordren til Billy, Dinero eller e-conomic

Kreditering og retur

Fra bestillingssiden kan du opprette en kreditnota via Lagre og opprette returer. På retursiden kan du gjøre følgende:

• Velge hvilke produkter som skal krediteres (per vare)
• Spesifisere om varene skal legges tilbake på lager
• Opprette returnerte varer som nye produkter
• kreditere fraktkostnader
• Legge til lojalitetspoeng
• Legg til kommentarer til kreditnotaen

Kreditnotaen opprettes som en separat ordre med negative beløp og knyttes til den opprinnelige ordren. Hvis betalingsportalen støtter det, kan du senere tilbakebetale beløpet direkte fra kreditnotaen.

Automatisk innkreving av betaling

Du kan stille inn betalingsgatewayen slik at beløpet automatisk innhentes når en bestilling er merket som sendt. Dette sparer deg for et manuelt trinn i ordreflyten.

Varsler

Når du har bestillingslisten åpen, ser Shoporama automatisk etter nye bestillinger. Nye bestillinger vises som et popup-varsel, og antallet nye bestillinger oppdateres i sidefeltet og sidetittelen.

Opprett en ny bestilling

Du kan opprette bestillinger manuelt fra administratoren ved å klikke på Opprett ny bestilling. Dette er nyttig for telefonbestillinger eller bestillinger som må opprettes uten at kunden går gjennom kassen.

Trenger du hjelp? Kontakt oss på support@shoporama.dk.