Bestandsaufzeichnungen und Chargenverwaltung

Lagerbuchungen und Chargenverwaltung bieten Ihnen volle Kontrolle und Rückverfolgbarkeit über alle Bewegungen in Ihrem Lager. Sie können genau sehen, wann Waren eingegangen sind, was sie gekostet haben, wann sie verkauft wurden und ob sie zu einer bestimmten Lieferung mit eigener Chargennummer und Verfallsdatum gehören. Das ist für die Buchhaltung, die Wirtschaftsprüfung und den täglichen Betrieb von unschätzbarem Wert und absolut unverzichtbar, wenn Sie Waren mit Haltbarkeitsdatum verkaufen.

In diesem Artikel erklären wir, wie Lagerbuchungen in Shoporama funktionieren, was die Chargenverwaltung leisten kann, wie beides zusammenhängt und wie Sie loslegen können. Der Artikel richtet sich an Sie als Ladenbesitzer, der das System verstehen möchte, ohne sich mit technischen Details auseinandersetzen zu müssen.

Was sind Bestandsbuchungen?

Eine Bestandsbuchung ist die Erfassung einer konkreten Bewegung in deinem Lager. Jedes Mal, wenn ein Artikel eingelagert oder ausgelagert wird, wird automatisch ein Buchungssatz mit Menge, Einstandspreis, Verkaufspreis, Datum, eventueller Auftragsverknüpfung und Lagerort erstellt. Stellen Sie sich das wie ein Kassenbuch vor, nur für Ihren Lagerbestand.

Die Buchungen liefern Ihnen eine lückenlose Historie. Sie können jederzeit zurückgehen und nachsehen, wann ein bestimmter Artikel ins Lager gekommen ist, was Sie dafür bezahlt haben und wann er verkauft wurde. Das ist genau die Dokumentation, die Sie benötigen, wenn die Buchhaltung abgeschlossen werden muss oder wenn der Wirtschaftsprüfer Fragen stellt.

Wann wird ein Lagerbuchungseintrag erstellt?

Shoporama erstellt automatisch Bestandsbuchungen in allen Situationen, in denen sich der Lagerbestand ändert:

• Wenn ein Kunde eine Bestellung abschließt, wird ein negativer Eintrag erstellt, der den Artikel aus dem Lager abbucht
• Wenn ein Kunde Artikel zurückgibt, wird eine positive Buchung erstellt, die den Artikel wieder ins Lager aufnimmt
• Wenn Sie den Lagerbestand manuell anpassen, z. B. bei einer Bestandsaufnahme oder aufgrund von Schwund
• Wenn Sie Lagerbestände per Datei importieren
• Wenn der Lagerbestand zwischen mehreren Ihrer Shops synchronisiert wird

Sie finden die Buchungen unter „Lager“ → „Lagerbewegungen“ im Admin-Bereich. Die Liste zeigt alle Bewegungen im gesamten Lager an, wobei die neuesten ganz oben stehen. Von hier aus können Sie jede einzelne Buchung öffnen und korrigieren, falls etwas falsch erfasst wurde.

Kann ich Bestandsbuchungen deaktivieren?

Ja. Unten auf der Seite „Lager“ → „Lagerbewegungen“ befindet sich der Abschnitt „Einstellungen für Lagerbuchungen “ mit dem Kontrollkästchen „Lagerverwaltung mit Buchungen verwenden“. Wenn Sie das Häkchen entfernen und speichern, wird nur die aktuelle Lagermenge aktualisiert, es wird jedoch kein Verlauf der einzelnen Bewegungen gespeichert. Beachten Sie, dass gleichzeitig die Chargenverwaltung deaktiviert wird, da Chargen auf den Buchungen basieren.

Zugänge und Abgänge: So interpretieren Sie das Vorzeichen

Alle Buchungen basieren auf derselben Vorlage, und das einzige, was die beiden Arten voneinander unterscheidet, ist das Vorzeichen in der Spalte „Bewegung“. Eine positive Zahl steht für einen Zugang, also Waren, die ins Lager gelangen. Eine Zahl mit einem Minuszeichen davor steht für einen Abgang, also Waren, die das Lager verlassen.

Dein aktueller Lagerbestand ist ganz einfach die Summe aller Buchungen für den Artikel. Wenn du 50 Stück erhalten, 12 verkauft und 2 zurückerhalten hast, gibt es drei Buchungen: +50, -12 und +2, und das Produkt zeigt einen Lagerbestand von 40 an. Deshalb solltest du den Lagerbestand niemals direkt „korrigieren“. Du gibst eine neue Bewegung ein, und die Zahl passt sich von selbst an.

Die übrigen Spalten geben an, woher die Bewegung stammt und welchen Wert sie hat:

• Die Spalte „Auftrags-Nr.“ wird ausgefüllt, wenn die Bewegung zu einem Auftrag gehört, z. B. einem Verkauf, einer Gutschrift oder einer Stornierung. Sie können direkt auf den Auftrag klicken. Ist das Feld leer, wurde die Bewegung im Lager außerhalb des Auftragssystems vorgenommen, typischerweise ein Wareneingang oder eine Bestandsaufnahme.
• Der Einstandspreis ist der Stückpreis, zu dem die Ware bei genau dieser Buchung verbucht wurde. Auf der Grundlage der Einstandspreise der Buchungen wird Ihr Lagerwert berechnet.
• Der Verkaufspreis wird nur bei Bewegungen angegeben, die aus einem Verkauf stammen, und ist der Preis ohne MwSt., zu dem der Artikel tatsächlich verkauft wurde. Auf diese Weise können Sie in derselben Zeile sowohl sehen, was der Artikel gekostet hat, als auch, was er eingebracht hat.
• „Zeitpunkt“ ist der Moment, zu dem die Bewegung erfasst wurde. Dies ist auch das Datum, das der Buchung zugeordnet bleibt, selbst wenn Sie sie später korrigieren.
• „Standort“ gibt an, wo sich die Ware befindet, sofern Sie Lagerstandorte verwenden.
• „Charge“ wird nur angezeigt, wenn die Chargenverwaltung aktiviert ist, und verweist auf die Lieferung, zu der die Bewegung gehört.

Stammt die Bewegung aus einer Lagersynchronisation zwischen mehreren Ihrer Shops, steht neben der Anzahl „Aus gemeinsamem Lager “, und stammt sie aus einer Importdatei, steht dort „Aus Import“. So wissen Sie sofort, dass der Eintrag nicht von einem Mitarbeiter erstellt wurde, sondern automatisch eingegangen ist.

Was löst eine automatische Bestandsbuchung aus?

Du musst Buchungen nur selten manuell erstellen. Die allermeisten entstehen von selbst, wenn du den Shop wie gewohnt nutzt. Hier sind die Situationen, die die beiden Arten auslösen.

Buchungen, die den Bestand erhöhen

• Wareneingang. Wenn du eine Lieferung unter „Lager“ → „Chargen“ → „Wareneingang“ erfassst, werden die Charge und der zugehörige Zugang in einem einzigen Arbeitsschritt angelegt.
• Einlagerung des einzelnen Produkts. Die Schaltfläche „Einlagern“ auf der Lagerseite des Produkts erstellt einen Zugang mit der von Ihnen eingegebenen Menge und dem Einkaufspreis.
• Schneller Lagerzugang per Barcode. Wenn Sie die GTIN des Artikels in das Suchfeld oben bei den Lagerbewegungen einscannen, gelangen Sie direkt zu einem Zugang für den richtigen Artikel. Verfügt die Variante über einen eigenen Barcode, ist die richtige Variante bereits vorausgewählt, sodass Sie nur noch die Menge eingeben müssen. Wenn Sie den gemeinsamen Barcode eines Produkts mit Varianten scannen, wählen Sie die Variante selbst aus der Liste aus. Beachte, dass das Feld für den Einkaufspreis mit dem Einstandspreis des Produkts ausgefüllt wird; hat die Variante einen eigenen Einstandspreis, korrigierst du den Betrag, bevor du speicherst. Siehe „Schneller Lagerzugang“.
• Schnelländerung in der Bestandsübersicht. Das Feld „Schnelländerung“ in der Bestandsübersicht dient zur Eingabe einer Änderung, nicht einer Endmenge. Wenn Sie 5 eingeben, werden 5 hinzugefügt, und Sie können viele Artikel auf einem Bildschirm bearbeiten.
• Rücksendung und Gutschrift. Wenn Sie Artikelzeilen einer Bestellung gutschreiben, wird der Artikel wieder ins Lager aufgenommen, und der Zugang erhält die Bestellnummer der Gutschrift. Soll der Artikel nicht wieder ins Regal zurück, weil er defekt ist, setzen Sie ein Häkchen bei „Aber nicht wieder ins Lager aufnehmen“, und es wird kein Zugang erstellt.
• Eigenständige Rücksendung durch den Kunden. Wenn der Kunde die Ware selbst über den Shop zurücksendet, wird sie automatisch ins Lager aufgenommen, sofern in den Shop-Einstellungen die Option „Rücksendungen automatisch ins Lager aufnehmen“ aktiviert ist. Wenn Sie zusätzlich die Option „Artikel erst dann ins Lager aufnehmen, wenn die Rücksendung als erhalten markiert ist“ ausgewählt haben, wird der Buchungseintrag erst erstellt, wenn das Paket physisch eingetroffen ist.
• Stornierung einer Bestellung. Wenn Sie eine Bestellung als storniert markieren, werden alle Artikel der Bestellung mit einem Zugang pro Artikelzeile wieder ins Lager aufgenommen, und die Buchungen behalten die Bestellnummer bei.
• Import einer Bestandsdatei. Wenn du eine Datei mit Artikelnummern und Stückzahlen importierst, vergleicht Shoporama diese mit den im Shop vorhandenen Beständen und verbucht nur die Differenz. Wenn die Datei 30 Stück angibt und du 22 hast, wird ein Zugang von 8 erstellt.
• Gemeinsamer Lagerbestand für mehrere Shops. Wenn Sie mehrere Webshops mit denselben Artikeln betreiben, erstellt die Synchronisierung Buchungen, die mit „Aus gemeinsamem Lagerbestand“ gekennzeichnet sind.

Buchungen, die den Bestand verringern

• Verkauf. Dies ist mit Abstand die häufigste Abbuchung. Wenn der Kunde seine Bestellung abschließt, wird jede Artikelzeile sofort vom Lager abgezogen, nicht erst, wenn das Paket versendet wird. Der Buchungssatz enthält die Bestellnummer und den tatsächlichen Verkaufspreis ohne MwSt.
• Umtausch. Bei einem Umtausch werden zwei Belege erstellt: eine Gutschrift für die vom Kunden zurückgesandte Ware und eine neue Bestellung für die Ware, die der Kunde stattdessen erhält. Die zurückgesandte Ware führt zu einem Zugang, die Umtauschware zu einer Abbuchung.
• Wiederaufnahme eines stornierten Auftrags. Wenn Sie einen stornierten Auftrag wieder in den aktiven Status versetzen, werden die Waren erneut aus dem Lager entnommen, sodass der Lagerbestand dem Umstand entspricht, dass der Auftrag nun doch versandt werden soll.
• Manuelle Abwertung. Eine negative Zahl unter „Schnelländerung“ führt zu einer Abbuchung. Dies ist die richtige Vorgehensweise zur Verbuchung von Schwund, Ausschuss, Warenproben und Waren, die Sie selbst aus dem Lager entnehmen.
• Bestandsaufnahme. Wenn du den Lagerbestand direkt am Produkt korrigierst, berechnet Shoporama die Differenz und erstellt einen einzigen Buchungssatz für diese Differenz. Wenn du 18 Stück im Regal zählst, während das System 23 anzeigt, wird ein Abzug von 5 verbucht.
• Import mit geringerer Stückzahl. Wenn Ihre Bestandsdatei weniger Stückzahlen angibt, als der Shop vorrätig hat, wird die Differenz als Abgang verbucht, genau wie im umgekehrten Fall.

Alle Buchungen für ein Produkt

Die Gesamtliste der Bestandsbewegungen eignet sich gut, um zu verfolgen, was gerade im Shop passiert. Wenn du hingegen nach einem bestimmten Artikel suchen möchtest, gibt es dafür eine eigene Seite. Du findest sie auf der Bestandsseite des Produkts, wo unten „Buchungen manuell bearbeiten“ steht.

Die Seite heißt „Bestandsbuchungen“, gefolgt vom Produktnamen, und zeigt bis zu 1.000 Buchungen für den Artikel an, wobei die neuesten ganz oben stehen. Hier sind die Spalten eher auf die Fehlersuche als auf den Überblick ausgelegt:

• Zeitpunkt der Bewegung
• Varianten-ID, damit Sie sehen können, zu welcher Variante der Eintrag gehört oder ob er gar keine hat
• Anzahl mit einem Pluszeichen vor dem Zugang und einem Minuszeichen vor dem Abgang
• Einstandspreis pro Stück
• SKU, unter der der Eintrag verbucht wurde

Das Besondere an dieser Seite ist, dass Sie mehrere Buchungen gleichzeitig über die Kontrollkästchen auf der linken Seite markieren oder alle über das Feld in der Tabellenkopfzeile auswählen und anschließend mit der Schaltfläche „Ausgewählte löschen“ entfernen können. Das ist der schnellste Weg, um eine Bereinigung durchzuführen, wenn durch einen Import oder eine Integration einige hundert fehlerhafte Zeilen eingefügt wurden.

Die Seite dient auch zur Korrektur von Bestandsfehlern

Wenn Shoporama Einträge entdeckt, die nicht mit der Produktkonfiguration übereinstimmen, erscheint oben auf der Bestandsseite des Produkts eine gelbe Warnung. Es gibt zwei Arten:

• Das Produkt hat Varianten, es gibt jedoch Einträge ohne Variantenreferenz. Diese werden bei keiner Größe oder Farbe berücksichtigt, weshalb die Gesamtsumme und die Variantenzeilen nicht übereinstimmen können.
• Das Produkt hat keine Varianten, es sind jedoch Buchungen mit einer Variantenreferenz vorhanden. Dies tritt typischerweise auf, wenn die Varianten nach der Bestandsbuchung aus dem Produkt entfernt wurden.

Die Schaltfläche „Fehler in der Warnung korrigieren“ führt direkt zu den Buchungen für das Produkt, wo Sie die Variantenreferenz in den einzelnen Zeilen korrigieren oder diese löschen und den Lagerbestand neu verbuchen können. Der Lagerbestand wird automatisch neu berechnet, sobald Sie fertig sind.

So korrigieren Sie einen alten, fehlerhaften Buchungssatz

Früher oder später entdecken Sie eine fehlerhafte Buchung. Eine falsche Stückzahl bei einem Wareneingang, ein mit Mehrwertsteuer eingegebener Anschaffungspreis oder eine Ware, die am falschen Lagerort abgelegt wurde. Sie haben zwei Möglichkeiten, die jedoch nicht in allen Situationen gleichermaßen geeignet sind.

Möglichkeit 1: Korrigiere die Buchung direkt

Suchen Sie die Buchung unter „Lager“ → „Lagerbewegungen“, auf der Lagerseite des Produkts oder auf der Seite mit den Lagerbuchungen des Produkts und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Sie gelangen auf die Seite „Lagerstatus bearbeiten“, auf der Sie Folgendes ändern können:

• Anzahl, falls falsch gezählt oder eingegeben wurde
• Stückpreis (Einkauf), falls der Anschaffungspreis falsch ist
• Lagerort, falls der Artikel an einem anderen Ort gelagert werden soll
• Variante, falls die Bestandsbewegung der falschen Größe oder Farbe zugeordnet wurde
• Charge, falls die Lieferung falsch ausgewählt wurde und Sie die Chargenverwaltung nutzen

Beim Speichern wird der Lagerbestand des Produkts sofort neu berechnet. Die Schaltfläche „Löschen“ auf derselben Seite entfernt den Buchungssatz vollständig, falls er gar nicht hätte erstellt werden dürfen.

Wichtig zu verstehen ist, dass sich der Zeitpunkt des Buchungsvorgangs nicht ändert. Wenn Sie heute einen Wareneingang aus dem März korrigieren, wird dieser weiterhin als Bewegung im März geführt, nur mit neuen Zahlen. Der Verlauf wird also rückwirkend angepasst. Genau das ist wünschenswert, wenn der Fehler schnell entdeckt wurde und noch niemand die Zahlen verwendet hat.

Möglichkeit 2: Erstelle eine Gegenbuchung

Der zweite Weg ist der, den ein Buchhalter kennt: Lass die fehlerhafte Buchung stehen und erfolge eine neue Buchung, die den Fehler ausgleicht. Wurden 100 Stück verbucht, obwohl nur 90 geliefert wurden, erfolge heute eine Abbuchung von 10. Das Ergebnis beim Lagerbestand ist dasselbe, aber sowohl der Fehler als auch die Korrektur sind im Nachhinein ersichtlich.

Die Gegenbuchung nimmst du über „Schnelländerung“ in der Lagerübersicht oder über „Auf Lager nehmen“ beim Produkt vor, je nachdem, ob der Bestand verringert oder erhöht werden soll.

Was solltest du wählen?

1. Der Fehler stammt von heute oder gestern, und der Monat ist noch nicht abgeschlossen: Korrigiere den Buchungssatz direkt. Das geht am schnellsten, und noch hat niemand auf der Grundlage der falschen Zahl weitere Buchungen vorgenommen.
2. Der Fehler liegt in einem abgeschlossenen Monat, einem abgeschlossenen Geschäftsjahr oder in Zahlen, die bereits an den Wirtschaftsprüfer übermittelt wurden: Erstellen Sie eine Gegenbuchung. So bleibt der Lagerwert zum Stichtag unverändert, und die Korrektur erfolgt in dem Zeitraum, in dem der Fehler entdeckt wurde.
3. Die Buchung gehört zu einem Auftrag: Überlegen Sie es sich noch einmal genau. Wurde die Ware nie versandt, ist es in der Regel richtiger, den Auftrag zu stornieren oder gutzuschreiben, damit Lagerbestand, Rechnung und Buchhaltung übereinstimmen, anstatt nur die Lagerbuchung zu korrigieren.
4. Es gibt viele fehlerhafte Buchungen für denselben Artikel: Verwenden Sie die Übersichtsseite mit den Bestandsbuchungen für das Produkt, markieren Sie die Zeilen und löschen Sie sie in einem Schritt. Buchen Sie anschließend den korrekten Bestand als einen einzigen Zugang.

Was ist Chargenverwaltung?

Ein Batch ist eine konkrete Lieferung oder Serie eines Produkts. Zwei Lieferungen desselben Artikels sind zwei verschiedene Batches, auch wenn sie dieselbe Artikelnummer haben. Jeder Batch hat eine eigene Batch-Nummer und kann ein eigenes Herstellungsdatum, Verfallsdatum, Eingangsdatum, einen eigenen Lieferanten sowie eigene Notizen haben.

Die Chargenverwaltung ist unerlässlich, wenn Sie Waren verkaufen, bei denen es wichtig ist, zu wissen, aus welcher konkreten Lieferung die einzelne Ware stammt. Dies gilt typischerweise für:

• Lebensmittel mit Mindesthaltbarkeitsdatum
• Kosmetik und Hautpflegeprodukte mit Verfallsdatum
• Arzneimittel und Nahrungsergänzungsmittel, bei denen die Rückverfolgbarkeit gesetzlich vorgeschrieben ist
• Technische Produkte mit Chargennummern zur Qualitätskontrolle
• Produkte, bei denen Sie einen Rückruf einer bestimmten Produktionsserie durchführen können müssen

Mit der Chargenverwaltung können Sie im Handumdrehen Fragen beantworten wie „Welche Bestellungen enthalten Waren aus Charge 12345?“ oder „Wie viele Einheiten dieser Charge haben wir verkauft?“. Das ist von unschätzbarem Wert, wenn Sie beispielsweise eine bestimmte Produktionsserie vom Markt zurückrufen müssen.

Das FIFO-Prinzip bei der Kommissionierung

Wenn die Chargenverwaltung aktiviert ist, wählt Shoporama automatisch die älteste Charge aus, sobald eine Bestellung Waren aus dem Lager entnimmt. Dies wird als FIFO (First In, First Out) bezeichnet. Das System prüft zunächst das Verfallsdatum und wählt die Charge aus, die am frühesten abläuft. Wenn mehrere Chargen dasselbe Verfallsdatum (oder gar kein Verfallsdatum) haben, wird die Charge mit der niedrigsten Chargennummer ausgewählt. Die Auswahl wird auf der Kommissionierliste angezeigt, wo Sie zu einer anderen Charge wechseln können, falls aus einer anderen Lieferung kommissioniert werden soll.

Das bedeutet, dass Sie sich als Ladenbesitzer keine Gedanken über die Reihenfolge machen müssen. Das System sorgt automatisch dafür, dass Waren mit der kürzesten Haltbarkeit zuerst verkauft werden, sodass Sie Verschwendung minimieren und vermeiden, dass Sie auf abgelaufene Waren sitzen bleiben.

So hängen Lagerbuchungen und Chargen zusammen

Bestandsbuchungen und Chargen arbeiten zusammen. Wenn du eine neue Lieferung erhältst und eine Charge anlegst, werden Bestandsbuchungen für diese Charge erstellt. Bei einem Verkauf wird eine negative Buchung erstellt, die mit der Charge verknüpft ist, aus der kommissioniert wird. Wird hingegen eine Ware zurückgegeben, entsteht ein gewöhnlicher Zugang ohne Chargenzuordnung, dem du anschließend selbst die richtige Charge zuordnest.

Dadurch erhalten Sie zwei Informationsebenen: Die Buchungen geben Auskunft darüber, was geschehen ist, und die Chargen zeigen an, zu welcher konkreten Lieferung jede Bewegung gehört. Zusammen ergibt dies eine lückenlose Rückverfolgbarkeit vom Lieferanten bis zum Endkunden.

Sie können Lagerbuchungen nach Charge filtern, sodass Sie schnell alle Bewegungen für eine bestimmte Lieferung einsehen können. Das ist praktisch, wenn Sie beispielsweise überprüfen möchten, wie viele Einheiten einer abgelaufenen Charge noch auf Lager sind und wie viele bereits an die Kunden versandt wurden.

So fangen Sie an

Schritt 1: Lagerverwaltung aktivieren

Für Bestandsbuchungen und Chargen muss die Bestandsverwaltung in Ihrem Webshop aktiviert sein. Sie aktivieren sie unten unter „Lager“ → „Bestandsbewegungen“ im Admin-Bereich. Sobald die Bestandsverwaltung aktiviert ist, werden Bestandsbuchungen ab diesem Zeitpunkt automatisch erstellt.

Schritt 2: Aktivieren Sie die Chargenverwaltung (optional)

Wenn du Chargen verwenden möchtest, setze an derselben Stelle im Abschnitt „Chargenverwaltung“ ein Häkchen bei „Chargenverwaltung verwenden “. Dazu muss die Bestandsverwaltung bereits aktiv sein.

Schritt 3: Chargen anlegen und verbuchen

Wenn eine neue Lieferung eintrifft, gehen Sie zu „Lager“ → „Chargen“ → „Wareneingang“ und erfassen Sie die Lieferung als neue Charge. Füllen Sie pro Artikel eine Zeile aus:

• Produkt, das Sie suchen
• Chargennummer, damit Sie die Lieferung wiedererkennen können
• ErhalteneMenge
• Verfallsdatum, falls das Produkt ein Verfallsdatum hat

Unten geben Sie den Lieferanten und das Herstellungsdatum für die gesamte Lieferung auf einmal ein, und das Eingangsdatum wird automatisch auf den Zeitpunkt gesetzt, zu dem Sie die Daten speichern.

Beim Speichern werden die Charge und die zugehörigen Lagerbuchungen in einem Schritt angelegt. Bei der Wareneingangsbuchung wird nicht nach dem Einstandspreis gefragt; wenn der Lagerwert korrekt sein soll, geben Sie ihn anschließend bei der Buchung ein. Den Namen und die Notizen zu einer Charge können Sie unter „Lager“ → „Chargen“ bearbeiten, wo Sie auch die übrigen Angaben ändern können.

Täglicher Gebrauch

Achten Sie auf Verfallsdaten

Unter „Lager → Chargen“ kannst du nach dem Verfallsdatum filtern. Du hast die Wahl zwischen:

• „Abgelaufen“, damit du siehst, welche Chargen abgelaufen sind
• Verfall innerhalb von 30 Tagen, damit du rechtzeitig reagieren kannst, z. B. mit Sonderangeboten oder Ausverkäufen
• Noch nicht abgelaufen, damit du dich auf die Chargen konzentrierst, die noch normal verkauft werden können
• „Kein Verfallsdatum“ für Artikel ohne Haltbarkeitsdauer

Abgelaufene Chargen werden nicht automatisch aus der Kommissionierliste ausgeblendet. Sie sind weiterhin in der Liste sichtbar, jedoch deutlich gekennzeichnet, damit Ihr Lagerpersonal weiß, dass sie manuell bearbeitet werden müssen. So können Sie selbst beurteilen, ob eine Charge verkauft oder entsorgt werden soll.

Die Kommissionierliste zeigt an, welche Charge verwendet werden soll

Auf der Kommissionierliste kann Ihr Lagerpersonal genau sehen, aus welcher Charge eine Bestellposition kommissioniert werden soll. Das beseitigt Spekulationen und stellt sicher, dass das FIFO-Prinzip in der Praxis eingehalten wird, nicht nur auf dem Papier.

Rücksendungen werden manuell der Charge zugeordnet

Wenn eine Ware zurückkommt, wird sie als gewöhnlicher Zugang ohne Charge wieder ins Lager aufgenommen. Damit die Rückverfolgbarkeit durchgängig gewährleistet ist, öffnest du den Rückbuchungsvorgang unter „Lager“ → „Lagerbewegungen“ und wählst im Feld „Charge“ die Lieferung aus, aus der die Ware ursprünglich versandt wurde. Der Auftrag zeigt an, welche Charge kommissioniert wurde, sodass du dies nachschlagen kannst.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

1. Verwenden Sie einheitliche Chargennummern. Wenn Ihr Lieferant eine Chargennummer angibt, verwenden Sie diese. Das erleichtert es erheblich, Artikel im Falle eines Fehlers oder eines Rückrufs bis zur Quelle zurückzuverfolgen.
2. Erfassen Sie immer die Anschaffungskosten. Die Anschaffungskosten Ihrer Buchungen werden zur Berechnung des Lagerwerts und des Deckungsbeitrags herangezogen. Wenn Sie falsche Zahlen verwenden, sind auch Ihre Berichte fehlerhaft.
3. Überprüfen Sie regelmäßig den Punkt „Verfallsdatum in 30 Tagen“. Machen Sie dies zu einer festen Routine, z. B. wöchentlich. So können Sie rechtzeitig Angebote erstellen oder die Waren umlagern, bevor sie verderben.
4. Nehmen Sie keine willkürlichen manuellen Anpassungen vor. Jedes Mal, wenn Sie den Lagerbestand manuell anpassen, verursacht dies „Störungen“ im Verlauf. Nutzen Sie stattdessen den Wareneingang für eingehende Waren und nehmen Sie Anpassungen nur bei einer tatsächlichen Zählung oder bei Schwund vor.
5. Kombiniere dies mit Lagerorten. Wenn du mehrere Standorte hast (z. B. Filiale und Auslagerungslager), kannst du Chargen am richtigen Standort erfassen und den Überblick darüber behalten, wo sich die Waren physisch befinden. Erfahre mehr über Lagerorte.
6. Nutzen Sie die Bestellliste aktiv. Wenn Sie den Überblick über die Buchungen haben, erhalten Sie auch einen besseren Überblick darüber, welche Waren Sie nachbestellen müssen. Sehen Sie sich die Bestellliste in der Lagerverwaltung an.

Der Mehrwert für Ihren Shop

Mit Bestandsbuchungen erhalten Sie vollständige Rückverfolgbarkeit: Sie können sehen, wann Artikel eingegangen sind, was sie gekostet haben und wann sie verkauft wurden. Genau das benötigen Ihr Steuerberater und Ihr Buchhaltungssystem, und dadurch wird die Bestandsbewertung korrekt und dokumentiert.

Mit der zusätzlichen Chargenverwaltung erhalten Sie die weitere Dimension, die für Artikel mit Haltbarkeits- oder Rückverfolgbarkeitsanforderungen entscheidend ist. Die FIFO-Kommissionierung reduziert Verschwendung, und sollte ein Malheur passieren und eine Lieferung zurückgerufen werden müssen, können Sie innerhalb weniger Minuten alle Bestellungen finden, die die betreffende Charge enthalten. Das ist eine Sicherheit, die sowohl Ihre Kunden als auch Ihr Unternehmen schützt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Bestandsbuchungen und dem aktuellen Lagerbestand?

Der aktuelle Lagerbestand ist einfach die Zahl, die gerade auf dem Produkt steht. Lagerbuchungen sind die Historie hinter dieser Zahl, also alle Bewegungen, die den Lagerbestand erhöht oder verringert haben. Jedes Mal, wenn du etwas verkaufst, Waren erhältst, eine Rücksendung vornimmst oder manuell eine Anpassung vornimmst, wird ein Eintrag mit Menge, Anschaffungskosten und Datum angelegt. Auf diese Weise kannst du jederzeit zurückgehen und nachsehen, warum dein Lagerbestand so aussieht, wie er aussieht.

Wo finde ich meine Bestandsbuchungen im Admin-Bereich?

Du findest sie unter „Lager“ → „Lagerbewegungen“, wo alle Bewegungen im gesamten Lager aufgelistet sind, wobei die neuesten ganz oben stehen. Wenn du nur die Bewegungen für einen bestimmten Artikel sehen möchtest, rufst du die eigene Lagerseite des Produkts auf. Wenn du die Chargenverwaltung nutzt, kannst du von einer Charge aus direkt zu den Buchungen für genau diese Lieferung wechseln. Negative Buchungen sind Abgänge aus dem Lager (typischerweise Verkauf oder Schwund), und positive Buchungen sind Zugänge (Einkauf oder Retouren).

Mein Steuerberater fragt nach dem Lagerwert. Wie wird dieser berechnet?

Der Lagerwert wird anhand Ihrer Lagerbuchungen als gewichteter Durchschnitt der Anschaffungskosten berechnet. Jedes Mal, wenn du Waren zu einem neuen Preis erhältst, wird der Durchschnitt angepasst, sodass der Lagerwert widerspiegelt, was du tatsächlich für die Ware bezahlt hast, die sich im Lager befindet. Deshalb ist es wichtig, die Bestandsbuchungen aktiviert zu haben, wenn du den Lagerwert gegenüber deinem Steuerberater nachweisen möchtest.

Was passiert, wenn ich die Bestandsbuchungen deaktiviere?

Wenn Sie das Häkchen bei „Bestandsverwaltung mit Buchungen verwenden“ unten unter „Lager“ → „Bestandsbewegungen“ entfernen, aktualisiert das System nur die aktuelle Stückzahl des Produkts, speichert jedoch keine Historie der Bestandsbewegungen. Sie sparen dadurch etwas Speicherplatz und etwas Arbeit in der Datenbank, verlieren jedoch die Möglichkeit, zu sehen, wann etwas verkauft oder empfangen wurde, und können keine korrekte Berechnung des Lagerwerts mehr vornehmen. Deaktivieren Sie diese Funktion nur, wenn Sie die Historie wirklich nicht benötigen.

Ich verkaufe Kosmetikartikel mit Haltbarkeitsdatum. Wie fange ich mit Chargen an?

Unten unter „Lager“ → „Lagerbewegungen“ setzen Sie ein Häkchen bei „Chargenverwaltung verwenden“ (dazu muss auch die normale Lagerverwaltung aktiviert sein). Anschließend kannst du unter „Lager“ → „Chargen“ Chargen mit Chargennummer, Verfallsdatum, Herstellungsdatum, Lieferant und Notizen anlegen. Wenn du eine neue Lieferung erhältst, nutzt du die Wareneingangsfunktion, sodass jede Lieferung ihre eigene Chargennummer und ihr eigenes Verfallsdatum erhält.

Welcher Batch wird bei Eingang einer Bestellung zuerst kommissioniert?

Das System arbeitet nach dem FIFO-Prinzip (First In, First Out) und wählt automatisch die Charge aus, deren Verfallsdatum zuerst abläuft. Wenn mehrere Chargen dasselbe Verfallsdatum (oder gar kein Verfallsdatum) haben, wird die Charge mit der niedrigsten Chargennummer ausgewählt. Reicht die älteste Charge nicht für die gesamte Bestellposition aus, kannst du auf der Kommissionierliste eine zusätzliche Chargenzeile hinzufügen und den Rest aufteilen, damit du keine neuen Waren vor den alten versendest.

Was mache ich, wenn eine Charge bald abläuft oder bereits abgelaufen ist?

In der Chargenliste kannst du nach „abgelaufen“, „läuft in 30 Tagen ab“, „nicht abgelaufen“ und „kein Verfallsdatum“ filtern, sodass du die Chargen, die deine Aufmerksamkeit erfordern, leicht finden kannst. Abgelaufene Chargen werden deutlich gekennzeichnet, aber sie werden nicht automatisch aus der Kommissionierung ausgeblendet, sodass du selbst entscheiden kannst, ob du sie ausverkaufen, eine manuelle Anpassung für Schwund vornehmen oder sie aus dem Lager entfernen möchtest.

Ein Lieferant hat eine Charge zurückgerufen. Wie finde ich heraus, wer sie gekauft hat?

Da ein Verkauf sowohl auf dem Auftrag als auch auf der Charge verbucht wird, aus der kommissioniert wird, kannst du die Bestandsbuchungen der betreffenden Charge filtern und genau sehen, welche Aufträge Waren daraus erhalten haben. Das ermöglicht Ihnen eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Chargen, sodass Sie bei einem Rückruf die betroffenen Kunden schnell kontaktieren können, ohne raten zu müssen.

Was passiert mit einer Charge, wenn der Kunde die Ware zurücksendet?

Wenn du eine Rücksendung für einen Auftrag vornimmst, wird die Ware als gewöhnlicher Zugang ohne Charge wieder ins Lager aufgenommen. Damit die Chargenhistorie stimmt, korrigierst du die Rücksendungsbuchung anschließend unter „Lager“ → „Lagerbewegungen“ und wählst die Charge aus, aus der die Ware ursprünglich kommissioniert wurde. Dies lohnt sich insbesondere bei Artikeln mit kurzer Haltbarkeit, damit diese nicht ganz hinten in der Warteschlange landen und vergessen werden.

Kann ich eine Lagerbuchung korrigieren, wenn mir ein Fehler unterlaufen ist?

Ja, Bestandsbuchungen können direkt aus der Liste heraus bearbeitet werden, wenn du beispielsweise eine falsche Menge oder einen falschen Einstandspreis bei einer Zugangsbuchung eingegeben hast. Denken Sie daran, dass eine Korrektur auch den Lagerwert für die Zukunft beeinflusst. Daher kann es sinnvoll sein, mit Ihrem Buchhalter zu sprechen, wenn die Änderung umfangreich ist oder ein bereits abgeschlossenes Geschäftsjahr betrifft.

Muss ich die fehlerhafte Buchung korrigieren oder eine Gegenbuchung vornehmen?

Das hängt davon ab, ob der Zeitraum bereits abgeschlossen ist. Wurde der Fehler sofort entdeckt und ist der Monat noch nicht abgeschlossen, korrigieren Sie die Buchung direkt über „Bearbeiten“. Befindet sich der Fehler in einem abgeschlossenen Geschäftsjahr oder in Zahlen, die bereits weitergeleitet wurden, erstellen Sie stattdessen eine Gegenbuchung mit dem heutigen Datum. Beachten Sie, dass eine Korrektur den ursprünglichen Zeitpunkt der Buchung beibehält und somit die Historie rückwirkend ändert, während eine Gegenbuchung sowohl den Fehler als auch die Korrektur stehen lässt und gegenüber dem Wirtschaftsprüfer erklärt werden kann.

Es gibt eine negative Buchung für einen Artikel, den wir nicht verkauft haben. Was könnte das sein?

Schauen Sie zunächst in die Spalte „Ggf. Auftrags-Nr.“. Ist diese ausgefüllt, gehört der Buchungsposten zu einem Auftrag, z. B. einem Umtausch oder einem stornierten Auftrag, der wieder in Bearbeitung genommen wurde. Ist sie leer, wurde die Bewegung außerhalb des Bestellsystems vorgenommen, und dann sind die typischen Ursachen eine manuelle Abwärtskorrektur nach einer Zählung, eine Bestandsdatei, die weniger Stückzahlen gemeldet hat, als der Shop vorrätig hatte, oder eine Synchronisierung aus einem Ihrer anderen Shops. Steht neben der Anzahl „Aus geteiltem Lager “ oder „Aus Import “, hast du die Antwort sofort.

Ich möchte alle Bestandsbewegungen für einen bestimmten Artikel einsehen. Wo finde ich diese?

Rufen Sie das Produkt auf und wählen Sie dessen Bestandsseite aus. Dort sehen Sie die Bestandsbewegungen dieses Artikels, und ganz unten befindet sich der Link „Buchungen manuell bearbeiten“, der die vollständige Liste mit bis zu 1.000 Buchungen öffnet, wobei die neuesten ganz oben stehen. Die Gesamtübersicht unter „Lager“ → „Lagerbewegungen“ zeigt hingegen den gesamten Shop übergreifend an, sodass sie sich am besten eignet, wenn du die Aktivitäten des Tages verfolgen möchtest, anstatt eine einzelne Ware zu untersuchen.

Warum ist bei einigen Buchungen nur der Verkaufspreis angegeben?

Der Verkaufspreis wird nur bei Buchungen gespeichert, die aus einem tatsächlichen Verkauf stammen, und er versteht sich immer ohne Mehrwertsteuer. Ein Wareneingang, eine Bestandsaufnahme oder eine Rückgabe haben keinen Verkaufspreis, da hier nichts verkauft wurde. Der Einstandspreis wird hingegen bei allen Arten von Buchungen erfasst und ist die Zahl, auf der Ihr Lagerwert basiert. Wenn Sie den Gewinn für einen bestimmten Zeitraum dokumentieren müssen, sollten Sie also den Verkaufspreis abzüglich des Einstandspreises bei den Verkaufsbuchungen betrachten.

Wenn Sie Fragen zu Bestandsbuchungen oder zur Chargenverwaltung haben, können Sie sich gerne unter support@shoporama.dk an uns wenden.