Avregistreringar: så här hanterar Shoporama avregistreringar

Förr eller senare kommer någon att avregistrera sig från ditt nyhetsbrev. Det är bättre än alternativet: en mottagare som inte vill höra av dig öppnar ändå inte mejlet, men hinner kanske markera det som skräppost först. Och spam-markeringar drabbar alla dina andra mottagare, eftersom de försämrar din avsändaradress i e-postleverantörernas ögon.

Därför har Shoporamas nyhetsbrevsmodul en särskild sida som visar exakt vem som har avregistrerat sig, när det skedde och vilket nyhetsbrev de senast hann ta del av. Den heter Avregistreringar och finns i menyn under Nyhetsbrev, under punkten Avregistreringar.

Så här ser sidan ut

Högst upp förklarar en informationsruta principen: ”Avregistrerade mottagare sparas i en undertryckningslista så att de inte av misstag registreras eller kontaktas igen. Om en mottagare begär att personuppgifterna ska raderas helt måste raden tas bort manuellt.” En undertryckningslista är helt enkelt en spärllista: adressen finns kvar med en markering som anger ”inga fler nyhetsbrev till denna person”.

Under rutan filtrerar du på en tidsperiod med fälten Från och Till samt knappen Filtrera. Om du har ställt in ett filter visas ”Återställ” bredvid. Längst till höger finns räknaren ”Totalt” med antalet avregistreringar under den visade perioden, och längst ner väljer du 25, 50, 100 eller 200 rader per sida. Om det inte finns något att visa står det ”Inga avregistreringar registrerade ännu.” eller ”Inga avregistreringar under den valda perioden.”.

De sju kolumnerna

• Avregistrerad: datum och klockslag. Den senaste står överst.
• E-post: den adress som avregistreringen gjordes från.
• Namn: namnet, om det har angetts.
• Anmäld: när personen lades till i listan. Jämfört med avregistreringsdatumet ser du hur länge ni hade kontakt.
• Källa: varifrån registreringen kom, vanligtvis signup_form (fältet i webbutiken), popup (registreringsformuläret), purchase (kryss i rutan vid ett köp), import eller manuellt.
• Listor: vilka mottagarlistor personen fanns med på.
• Senaste mottagna kampanj: det sista nyhetsbrevet som personen fick innan avregistreringen, med tidpunkt nedan. Namnet länkar till kampanjens statistik.

Den sista kolumnen är den du lär dig mest av. Om samma kampanj återigen leder till en rad avregistreringar är det just det mejlet du bör granska kritiskt. Var ämnesraden missvisande, innehöll det för mycket försäljningsargument och för lite innehåll, eller skickades det ut för tätt inpå det föregående?

Avregistreringslänken i nyhetsbrevet

Du behöver inte själv komma ihåg att lägga in en avregistreringslänk. Shoporama lägger automatiskt in länken ”Avregistrera nyhetsbrev” längst ner i alla nyhetsbrev från modulen. Om du vill nämna det mitt i texten infogar du platshållaren [unsubscribe_url] i innehållet, och den ersätts med mottagarens personliga avregistreringsadress vid utskicket.

Länken är nämligen personlig och signerad. Mottagaren behöver därför inte komma ihåg vilken adress hon har registrerat sig med, och en länk från din butik kan inte användas för att avregistrera någon från en annan butik. Shoporama räknar klick i dina nyhetsbrev, men avregistreringslänken hålls medvetet utanför klickspårningen, så att en avregistrering inte påverkar din klickfrekvens negativt.

Vad kunden upplever

Om mottagaren klickar på länken sker avregistreringen omedelbart. Ingen extra bekräftelse, ingen inloggning och inga frågeformulär på vägen. Personen hamnar på en sida i din butik som bekräftar avregistreringen. Texten hämtas från ditt tema, så den varierar något: Montana skriver ”Du har avregistrerats” och ”Du kommer inte längre att få nyhetsbrev från oss”, medan Alaska2, California, Washington och DelawareDK skriver ”Du är avregistrerad” och ”Du får inte längre nyhetsbrev från oss.” Överallt finns en länk tillbaka till startsidan. Om ditt tema inte har en egen avregistreringssida visas en enkel standardsida med rubriken ”Avregistrera nyhetsbrev” och texten ”Du är nu avregistrerad från vårt nyhetsbrev.” Om personen klickar igen visas samma bekräftelse, och om länken har klippts ut av ett e-postprogram står det ”Ogiltig länk”.

Om någon går direkt till avregistreringssidan utan en personlig länk ombeds de att ange sin e-postadress och klicka på Avregistrera. Om adressen finns som aktiv mottagare avregistreras den, annars visas meddelandet ”E-postadressen hittades inte i vårt system.” Det är också så testmejlen fungerar, eftersom ett testmejl inte har någon riktig mottagare.

Vad som händer bakom kulisserna

När avregistreringen registreras ändras mottagarens status till ”avregistrerad” och tidpunkten sparas. Från och med det ögonblicket gäller följande:

1. Personen försvinner från översikten Mottagare, som endast visar aktiva mottagare.
2. Personen inkluderas inte i nya kampanjer, oavsett om du väljer mottagarlistor, segment eller köpare av vissa produkter. Alla tre sätten hoppar över avregistrerade adresser.
3. Raden kvarstår med adress, namn, källa, anmälningsdatum och avregistreringstidpunkt, så att förloppet kan dokumenteras.
4. Avregistreringen räknas med i statistiken för den kampanj som personen senast mottog.

Avregistreringen gäller endast nyhetsbrevet. Orderbekräftelser och andra e-postmeddelanden om en specifik transaktion är inte marknadsföring och skickas fortsatt ut. De automatiska e-postmeddelandena efter köp och om produktrecensioner har en egen avregistreringslänk och en egen blockeringslista, som inte visas här; se Avregistreringslänkar i automatiska e-postmeddelanden.

Avregistreringsprocenten i statistiken

På varje kampanjs statistiksida finns fältet ”Avregistrerade” med ett antal och en procentandel, och samma siffra finns i kolumnen ”Avregistrerade” i den sammanfattande statistiköversikten. På båda ställena länkar siffran till ”Avregistreringar”. Regeln bakom är enkel: en avregistrering tillskrivs det senaste nyhetsbrevet som personen hann ta emot, och procenttalet är antalet i förhållande till antalet utskickade e-postmeddelanden i kampanjen. Använd siffran för att jämföra dina egna utskick med varandra istället för att jaga en viss nivå. Om en enskild kampanj ligger markant över de andra är det oftast ämnesraden, frekvensen eller målgruppen som är fel.

Avregistrera själv någon och skillnaden mellan att avregistrera sig och att raderas

Om en kund ringer och ber att tas bort från listan ska du inte vänta på att hon själv ska hitta länken. Gå till Nyhetsbrev, Mottagare och hitta personen med hjälp av sökfältet, där du kan söka på både adress och namn. Markera en eller flera mottagare och tryck på Avregistrera längst ner, eller klicka på mottagaren och använd knappen Avregistrera på sidan Redigera mottagare. Här visar rutan ”Detaljer” även status, källa, tidpunkt för anmälan och eventuellt tidpunkt för samtycke samt IP-adress.

Bredvid finns knappen ”Ta bort”, och skillnaden är viktig. ”Avregistrera” stoppar utskick och behåller raden, och det är det rätta valet i nästan alla fall. ”Ta bort” raderar mottagaren permanent, inklusive dokumentationen för anmälan, och används när någon begär att sina personuppgifter ska raderas helt. Var uppmärksam på bieffekten: när adressen är borta finns inte heller spärren kvar, och om adressen hamnar i en importfil ett halvår senare registreras personen på nytt utan att någon märker det.

Två saker som kan återaktivera en avregistrerad person

Import av en fil. Om du importerar mottagare från ett kalkylark och en tidigare avregistrerad adress finns i filen, aktiveras personen igen. Systemet utgår från att du endast importerar personer som du har tillstånd att skriva till. Rensa därför filen först och importera aldrig en gammal export över en nyare lista. Samma fallgropar för kunddata beskrivs i Importera kunder via CSV.

Personen registrerar sig själv igen. Om en tidigare avregistrerad kund registrerar sig via registreringsfältet, ett registreringsformulär eller kryssrutan vid ett köp, blir hon aktiv igen. Det är hennes eget val, så det är som det ska vara. Om du har aktiverat ”Kräv bekräftelse” (double opt-in) under Nyhetsbrev, Inställningar, skickas först ett bekräftelsemejl, och personen blir först aktiv när länken i det har klickats på. Det ger dig ett extra, tidsstämplat bevis på registreringen.

De praktiska reglerna

1. Fråga först. Du måste ha ett aktivt ja innan du skickar marknadsföring via e-post till en konsument. Ett förmarkerat fält eller en adress från en samarbetspartner räknas inte som ett ja.
2. Gör det enkelt att avregistrera sig. Avregistreringslänken måste finnas kvar i e-postmeddelandet och får inte gömmas undan i grå text som ingen kan läsa.
3. Respektera avregistreringen omedelbart. I Shoporama sker detta automatiskt. Om du samtidigt använder ett annat e-postsystem måste du själv se till att avregistreringen också genomförs där.
4. Skicka inte via en omväg. Om du flyttar en avregistrerad adress till en annan lista, ett annat system eller ett ”vi saknar dig”-mejl, är det fortfarande marknadsföring riktad till någon som har sagt nej.
5. Spara dokumentationen. Under Kunder, Nedladdningar hämtar du en fil med nyhetsbrevsprenumerationer och information om samtycket, se Nedladdningar: hämta dina kunder och nyhetsbrevsprenumerationer som CSV.

Texten här utgör inte juridisk rådgivning. Om du är osäker på din specifika situation, kontakta en rådgivare och läs Konsumentombudsmannens vägledning om spamförbudet.

För dig som är tekniskt kunnig

Avregistreringssidan finns på /newsletter-unsubscribe på webbutikens egen domän. Med en personlig länk anropas den med ett mottagar-ID och en signatur som valideras mot webbutiken innan avregistreringen genomförs. Utan parametrar visas formuläret med e-postadress.

Utseendet styrs av temafilen templates/newsletter/unsubscribe.html, där du kan ange om avregistreringen lyckades eller misslyckades. Om filen inte finns faller Shoporama tillbaka till en inbyggd, fristående sida, så att avregistreringen aldrig kan misslyckas på grund av ett saknat tema. Om du bygger ditt eget nyhetsbrevsramverk i temat får du avregistreringsadressen som en variabel som du själv måste placera längst ner i e-postmeddelandet.

Via Shoporamas REST API kan en mottagare avregistreras med ett DELETE-anrop på den enskilda mottagaren. Observera att detta avregistrerar och inte raderar, alltså samma funktion som knappen Avregistrera. Om du behöver synkronisera med ett externt e-postsystem, se Mailinglistintegration: koppla Shoporama till din nyhetsbrevsleverantör.

Vanliga frågor

En kund säger att hon har avregistrerat sig, men hon får fortfarande e-post. Vad är fel?

Sök upp adressen under Avregistreringar. Om hon står som avregistrerad får hon inga fler nyhetsbrev från Shoporama. Då handlar det antingen om orderrelaterade e-postmeddelanden, de automatiska e-postmeddelandena efter köp med egen avregistreringslänk, eller ett annat e-postsystem som du också använder.

Varför kan jag inte längre hitta personen under Mottagare?

Översikten ”Mottagare” visar endast aktiva mottagare, så avregistrerade personer försvinner från listan. De finns fortfarande kvar i systemet och kan hittas via sökfältet på ”Mottagare” eller på sidan ”Avregistreringar”.

Kan jag ångra en avregistrering å kundens vägnar?

Det finns ingen knapp för att återanmäla någon, och det är avsiktligt. Om kunden vill återkomma till listan måste hon själv anmäla sig via anmälningsfältet i webbutiken. Då registreras samtycket på nytt och du har dokumentationen i ordning.

Kan jag exportera avregistreringarna till ett kalkylblad?

Det finns ingen exportknapp på sidan Avregistreringar, och exporten under Mottagare inkluderar endast de aktiva. Om du behöver siffrorna kan du filtrera efter en period och avläsa summan längst upp till höger, eller ställa in visningen på upp till 200 rader per sida och kopiera tabellen.

Vi importerar en lista från vårt gamla system. Vad ska jag tänka på?

Att du återaktiverar personer som har avregistrerat sig. En import återaktiverar en tidigare avregistrerad adress om den finns i filen. Kör därför först igenom importfilen och ta bort de adresser som finns under Avregistreringar innan du läser in filen.

Räknas avregistrerade mottagare in i priset för nyhetsbrevsmodulen?

Nej. Modulen debiteras utifrån antalet skickade e-postmeddelanden, och inga meddelanden skickas till avregistrerade adresser. Priset anges under ”Inställningar” i avsnittet ”Nyhetsbrev” och är 1 kr per 100 e-postmeddelanden exklusive moms, vilket debiteras månadsvis i efterhand.

Vi har flera webbutiker. Gäller en avregistrering i alla?

Nej. Mottagarlistor och avregistreringar hör till den enskilda webbutiken, och avregistreringslänken fungerar endast i den butik som e-postmeddelandet skickades från. Om en kund ska tas bort från listan i flera av dina butiker måste detta göras i var och en av dem.

En kund ber om att få alla sina uppgifter raderade. Räcker det med en avregistrering?

Nej. Avregistreringen stoppar utskicken, men posten finns kvar med adress och historik. Om kunden uttryckligen begär en fullständig radering måste du söka upp mottagaren under Mottagare och använda knappen Radera. Tänk på att spärren då också försvinner och att adressen därför kan läggas in igen vid en senare import.

Om en avregistrering inte fungerar som förväntat, skriv till support@shoporama.dk och ange e-postadressen och datumet.